Виды делового общения Скачать
презентацию
<<  Приёмы Деловая беседа  >>
Фотографий нет
Фото из презентации «Совещания» к уроку психологии на тему «Виды делового общения»

Автор: Татьяна. Чтобы познакомиться с фотографией в полном размере, нажмите на её эскиз. Чтобы можно было использовать все фотографии на уроке психологии, скачайте бесплатно презентацию «Совещания» со всеми фотографиями в zip-архиве размером 197 КБ.

Скачать презентацию

Совещания

содержание презентации «Совещания»
Сл Текст Эф Сл Текст Эф
1Организация и проведение совещаний. Вопросы:6 212. Оповещение участников и рассылка приглашений.5
Понятие делового совещания Классификация совещаний Секретарь составляет список рассылки приглашений
Подготовка совещаний Обслуживание совещаний. Рассылка приглашений может быть осуществлена курьером,
2Литература: Круглянская Л.Я. Настольная книга0 письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой
секретаря. Справочник. – СПб.: Изд-во Герда , 2005. - (автоматическая рассылка) и т.д. Распространенным
С. 169-182. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ООО способом приглашения на совещание являются
Журнал «Управление персоналом», 2006. - С.231-250. Кюнг телефонограммы. Текст телефонограммы составляется в
П.А. Подбор помещения для конференции.// Справочник одном экземпляре и согласовывается с руководителем. При
секретаря и офис-менеджера. 2005. № 3. С. 90-93. Кюнг передаче телефонограммы попросите записавшего повторно
П.А. Виртуальные конференции.// Справочник секретаря и прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи,
офис-менеджера. 2005. № 4. С. 88-90. Несмеева А. Взорви особенно места и времени совещания.
совещание!// Connect! Мир Связи, 2004. № 8 / www. 223. Уточнение списка участников. За 5-6 дней до7
connect. ru Санкина Л.В. Обязанности секретаря в начала совещания секретарь проверяет список участников.
подготовке совещаний. // Справочник секретаря и офис 4. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:
менеджера. 2003. - № 8 Стенюков М.В. Секретарское дело. основного сообщения, справочно-информационных
– М.: Книга-сервис, 2003. - С.159-162. Солякин А.В., материалов, проекта решения. Большое значение имеет
Богатырева Н.А. Деловое общение: конспект лекций. – М.: своевременная подготовка, размножение и рассылка
Приор-издат, 2005. – С. 50-53. Шубенкова Т. Внимание! участникам документов, намечаемых для коллегиального
Совещание начинается.//Секретарское дело, № 11. обсуждения На этом этапе необходимо уточнить с
С.77-78. Эффективность корпоративных совещаний.// руководителем регламент проведения совещания: начало,
www.osher.ru. окончание, максимальное время для доклада и
31. Понятие делового совещания. В определениях всех4 выступлений. Важнейшее место в подготовке совещания
форм коллегиальной деятельности присутствует слово занимает составление проекта решения по обсуждаемому
«совещание», от глагола совещаться, т.е. сговариваться, вопросу или проектов итоговых документов. Все
советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. предполагаемые к совещанию документы должны быть
Синонимы слова «совещание» - пятиминутка, летучка, собраны не менее чем за 48 часов и разосланы за 24 часа
оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием до совещания.
понимается такой вид управленческой деятельности, при 235. Организация рабочей группы совещания и4
котором определенное количество участников собирается в распределение обязанностей. Секретарь продумывает
заранее оговоренном месте в обусловленное время для перечень работ, которые должны быть выполнены службами
обсуждения и принятия решений по заранее поставленным организации при подготовке совещания. По перечню работ
вопросам. создается рабочая группа, распределяется, кто из
4Деловое совещание – наиболее распространенное форма2 сотрудников какую работу выполняет, и на каком этапе.
группового обсуждения деловых (служебных) вопросов, При подготовке крупных совещаний с большим количеством
основным элементом которой является дискуссия. Цель участников следует закрепить ответственных за его
любого совещания – поиск объективного решения. проведение приказом руководства.
5Конференция (от лат.- собирать в одно место) –4 246. Определение финансовых расходов: Аренда7
собрание, совещание представителей правительств, помещения и демонстрационных средств, покупка
общественных, партийных, научных и т.п. организаций для канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация
обсуждения и решения к/л вопросов. В настоящее время кофе-паузы, размножение информационных материалов и
конференции часто проводятся в информативных целях. т.Д.
Симпозиум (от лат.– пиршество, пирушка у древних греков 257. Проведение организационных мероприятий:8
и римлян, часто сопровождающаяся беседой) – совещание, Размещение участников. Заказ гостиницы. Заказ
обычно международное, посвящено к/л специальному транспорта Встреча, регистрация участников. Организация
(главным образом научному) вопросу. Слово «собрание» кофе-паузы. Организация культурно-массовых мероприятий.
происходит от слова собирать (сбирать), созывать в одно Закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов.
место. Сегодня под собранием понимается заседание Техническое обслуживание совещания.
членов к/л организации для обсуждения к/л вопроса или 264. Обслуживание совещаний. В обслуживание совещания7
принятия решения. Под заседанием также понимается входит: Встреча участников совещания. Регистрация
собрание, совещание членов к/л организации для участников совещания. Контроль за временем ведения
коллективного обсуждения вопросов, но это уже совещания. Документирование совещания. Принятие
регулярная работа коллективного органа – заседания решения.
коллегии, совета, комитета, правления. 27Встреча участников совещания. При проведении4
6Совещание - процесс сложный и при его проведении3 совещания с ограниченным числом участников секретарь
следует учитывать множество факторов, в том числе встречает их перед входом в помещение, где будет
психологических. Обычно на совещании решаются важные проходить совещание, приветствует каждого и приглашает
служебные вопросы, принимаются ответственные для пройти на совещание. При проведении совещания с большим
организации решения, часто требующие материальных и числом участников один сотрудник встречает участников
финансовых затрат, а нередко и налаживания правовых при входе в здание, приветствует, указывает, где
отношений вне компании. Как правило, совещания раздеться, куда пройти, а другой из организаторов
организуются по инициативе руководителей. Организация встречает участников при входе в зал совещания. Часто
совещаний - это один из основных видов деятельности организация встречи бывает сложной. Кого-то надо
секретарей. встретить в аэропорту, другого на ж/д вокзале или
72. Классификация корпоративных совещаний. По целям,5 автовокзале, в день совещания заехать за участником в
уровню полномочий и ответственности, правилам гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть
проведения в организации можно выделить следующие типы продумана до мелочей и детально расписана между членами
совещаний: 1. Деловые совещания. Цель - принятие рабочей группы: кто, кого, когда и где встречает.
решений. Такие совещания имеют повестку дня, участники 28Регистрация участников совещания. Регистрацию4
оценивают состояние дел, делятся информацией, обсуждают участников начинают за 30 минут до начала совещания, ее
вопросы повестки, принимают по ним решения, проводят, как правило, перед помещением. В тех случаях,
распределяют обязанности и согласовывают свои действия. когда состав участников известен, рекомендуется
2. Производственные (оперативные, диспетчерские) проводить регистрацию по заранее отпечатанным спискам.
совещания. Цель - получение информации о текущей Этот список используется и для рассылки материалов и
ситуации, выяснение проблем, заслушивание отчетов о пригласительных билетов. Регистрация позволяет к
проделанной работе. моменту открытия совещания знать количество и состав
83. Проблемные совещания. Цель - обсуждение6 присутствующих.
возникших проблем, поиск оптимальных решений, 29Примерная форма списка: № П/п. ФИО участника.3
рассмотрение перспективных вопросов развития, Должность. Организация. Адрес, телефон. Очень удобно
обсуждение инновационных проектов. 4. Инструктивные одновременно с регистрацией проставлять отметки на
совещания. Цель - проинструктировать персонал о командировочных удостоверениях. Во время регистрации
предстоящей работе, распределить полномочия и следует сразу же собрать сведения о потребности в
ответственность. 5. Информационные совещания. Цель - обратных билетах. В ходе регистрации следует выяснить
передача информации на нижние уровни организации. желание принять участие в культурной программе.
96. Консультационные совещания. Цель - выявление6 30При регистрации участникам выдаются, если не были3
потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. 7. разосланы ранее, необходимые для совещания документы:
Совещания рабочих групп, комитетов, комиссий. Цель - тезисы, проекты решений и др. Попутно могут выдаваться
детальное планирование. 8. Итоговые совещания. Цель - подготовленные канцелярские принадлежности: папки,
оценка итогов или прогресса, достигнутого организацией, блокноты, авторучки и т.п. За 5 минут до начала
подразделением или отдельными работниками в продвижении секретарь объявляет о том, что совещание начинается.
к поставленным целям. Если на совещании присутствуют гости, их следует
10Совещания могут быть формальными и неформальными.3 проводить в зал и усадить на первых рядах. Остальные
Формальное совещание характеризуется наличием правил и участники размещаются произвольно.
процедур, предсказуемостью, наличием председателя и 31Контроль за временем ведения совещания. Совещание6
секретаря, повестки дня, как правило, проводится должно начинаться точно в назначенное время. Желательно
предварительная рассылка участникам документов сразу согласовать с участниками правила совместной
совещания, оформляется письменное решение или протокол работы: Регламент выступлений Перерывы Время окончания
совещания. Неформальное совещание проводится, не совещания.
придерживаясь каких-либо правил, без повестки, 32Если секретарь не принимает участия в совещании, то7
председателя и секретаря. он дежурит у телефона, сокращая до минимума
11Стиль совещания. Выделяют состязательный и3 персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать
согласительный стили совещаний. Состязательный стиль кого-либо из участников совещания, то секретарь
предполагает открытую дискуссию по всем спорным передает ему записку – это позволит участнику покинуть
вопросам. Согласительный стиль предполагает подчинение зал потихоньку, не мешая остальным. Если секретарь
личных интересов участников интересам организации, принимает участие в совещании, то в его обязанности
доминирующую роль руководителя совещания. входит: Раздача материалов участникам совещания
12Еще совещания классифицируют: По периодичности6 Подборка документов для руководителя Сообщение
проведения – разовые, регулярные, периодические; По руководителю об опоздавших. Сообщение об участниках
количеству участников – узкий состав (до 5 человек); совещания, которые просят слова Предупреждение о
расширенные (до 20 человек); представительные (свыше 20 наступлении времени перерыва.
человек). От состава участников – международные, 33Документирование совещания. Ход совещания можно и5
всероссийские, областные, городские и т.д. По сфере нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись
применения: в науке – семинары, конференции, или протоколировать. Стенограмма и фонограмма – это
симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - дословная запись всего, что говорилось на совещании,
митинги, пленумы, съезды партий. По тематике: кадровые, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. Для
административные, финансовые, технические. ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются
133. Подготовка совещаний. При подготовке совещаний7 специальные работники: стенографистки, диктофонистки
секретарю полезно знать ряд рекомендаций по Это достаточно дорогостоящий вид документирования
менеджменту: на служебные совещания тратится от 25 до совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее
30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение важных мероприятий или в том, случае, когда заранее
совещания должно быть действительно необходимым; на предусматривается публикация материалов совещания.
совещания выносятся только те вопросы, которые не могут 34Ведение протокола. В протоколе должно быть10
быть решены в рабочем порядке; за решение определенных зафиксировано: название совещания; дата, время и место
вопросов должен отвечать только один человек, если проведения; ФИО присутствующих и тех, кто не смог
работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить присутствовать; вопросы повестки дня; высказанные
ответственного. Совещание заканчивается принятием мнения, предложения и идеи по каждому вопросу; принятые
решения. В решении должны быть указаны исполнители, согласованные решения; намеченные мероприятия, фамилии
конкретизированы работы и сроки их исполнения. ответственных исполнителей. По итогам совещания
Необходимо проконтролировать и огласить выполнение секретарь оформляет и подписывает у председателя
решений, принятых на предыдущем совещании. протокол.
14Организация и проведение небольшого оперативного7 35Протоколы делятся на краткие и полные. В ходе7
совещания. Совещание проводится обычно в определенный заседания можно составить лишь черновик протокола. В
день недели или ежедневно в начале рабочего дня, в 3-5-дневный срок протокол уточняется, редактируется и
кабинете руководителя. В обязанности секретаря входит: оформляется. Если к протоколу прилагается стенограмма,
оповещение участников контроль за своевременной явкой об этом делается запись после первой части протокола:
участников совещания выяснение и доклад руководителю о «Заседание стенографировалось. Стенограмма
причинах отсутствия не пришедших сотрудников вызов прилагается». Полностью подготовленный протокол
работников на совещание по требованию руководителя. подписывается председателем и секретарем совещания. При
15Во время работы совещания секретарь принимает все4 составлении протокола важно, чтобы обеспечивалась его
телефонные вызовы и посетителей. Во время совещания юридическая полноценность, которая определяется
секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из наличием всех необходимых реквизитов, их правильным
приемной. Секретарь должен позаботиться о достаточном оформлением и строгой достоверностью информации.
количестве стульев, бумаги для записей и канцелярских Протокол считается окончательно оформленным после того,
принадлежностей. На небольших совещаниях в обязанности как к нему будут приложены все относящиеся к совещанию
секретаря может входить сервировка рабочего стола документы и материалы.
прохладительными напитками и стаканами. 36Протоколы формируются в дела вместе с документами,8
16Подготовка и проведение совещания с большим6 созданными в процессе подготовки заседания: Повесткой
количеством участников. Подготовка к большим совещаниям дня приглашением списками участников заседания списком
или заседаниям начинается за 1,5 - 2 недели до приглашенных докладами или тезисами выступлений
проведения. Секретарь совместно с руководителем: справочными материалами по обсуждаемым вопросам
Определяют тему, цель совещания и состав участников. проектами решений и итоговых документов (все по одному
Уточняют дату, время и место проведения совещания. экземпляру).
Составляют повестку дня, списки участников и 37Принятие решения. Решения могут вырабатываться4
докладчиков. двумя путями: Специально выбранная комиссия по
17Повестка дня. Первый документ, который составляют9 подготовке решения заранее составляет его проект и
при подготовке совещания. Повестка дня - перечень зачитывает, а участники совещания вносят свои
вопросов для обсуждения, необходимый для того, чтобы коррективы и принимают проект решения по результатам
совещание "протекало в нужном русле". При голосования. Председатель собрания подводит итоги
составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить обсуждения и формулирует решение; после принятия
вопросы, по которым больше всего приглашенных решения голосованием определяется лицо (группа лиц),
участников. Остальные вопросы располагаются по степени осуществляющих контроль за исполнением принятого
сложности (от сложных к простым). В повестке дня решения.
указывают вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, 38После окончания совещания секретарь: Перепечатывает7
инициалы и должности лиц, докладывающих каждый вопрос. исправленный и дополненный текст решения совещания;
Вопросы нумеруются. Их формулировка начинается с контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм
предлога «О», «Об», например: 1. Об итогах или магнитофонной записи; устанавливает контакты и
деятельности…… 2. О подготовке к соревнованиям….. поддерживает связь с теми участниками совещания,
18Список участников. Это второй документ, который12 которые должны отредактировать тексты своих выступлений
подготавливается секретарем. Список участников лучше или принять участие в исполнении некоторых решений
составлять в определенной форме: фамилия, имя, отчество совещания; организует заказ на размножение материалов в
организация, должность дата и способ направления множительном бюро или типографии; согласовывает с
приглашения подтверждение получения приглашения (дата) руководителем и составляет список лиц или организаций,
согласие принять участие (да/нет) тема выступления которым необходимо направить материалы совещания;
нуждается ли в гостинице нуждается ли в билетах на организует вместе с работниками экспедиции рассылку
обратный путь прибыл на заседание. материалов совещания.
19Далее в работу секретаря входит: Составление текста8 39Вопросы для самопроверки: Какова роль секретаря в0
приглашения. Оповещение участников и рассылка процессе подготовки и проведения оперативных совещаний?
приглашений. Уточнение списка участников Подготовка Выделите типы совещаний и назовите их цели. В чем
материалов для рассмотрения на совещании Организация отличие формальных и неформальных совещаний? Что должно
рабочей группы совещания и распределение обязанностей быть зафиксировано в протоколе совещания? Каковы
Определение финансовых расходов Проведение обязанности секретаря после окончания совещания?
организационных мероприятий. Перечислите и раскройте этапы подготовки совещания с
201. Текст приглашения. Типовой текст приглашения10 большим количеством участников. Перечислите и раскройте
включает: ФИО приглашаемого, название организации, этапы обслуживания совещания.
характер совещания, время, дату и место его проведения, 40Практические задания: Составьте и оформите текст0
рассматриваемые вопросы. Подписывает приглашение приглашения на совещание. Составьте и оформите протокол
руководитель. В тексте приглашения следует указать совещания.
продолжительность совещания.
40 «Совещания» | Совещания 217
http://900igr.net/fotografii/psikhologija/Soveschanija/Soveschanija.html
cсылка на страницу
Урок

Психология

41 тема
Фото
Презентация: Совещания | Тема: Виды делового общения | Урок: Психология | Вид: Фото