Текст
<<  Основополагающие документы экспертизы Организация работы с документами  >>
Схема движения входящих документов
Схема движения входящих документов
Карточная система регистрации документов
Карточная система регистрации документов
Картинки из презентации «Организация работы с документами» к уроку информатики на тему «Текст»

Автор: . Чтобы познакомиться с картинкой полного размера, нажмите на её эскиз. Чтобы можно было использовать все картинки для урока информатики, скачайте бесплатно презентацию «Организация работы с документами.ppt» со всеми картинками в zip-архиве размером 280 КБ.

Организация работы с документами

содержание презентации «Организация работы с документами.ppt»
Сл Текст Сл Текст
1Организация работы с документами. 14факсимильная связь служит только для
2Документооборот. Документооборот – оперативного обмена информацией.
движение документов с момента их получения Факсимильное сообщение имеет статус
или создания до завершения исполнения или незаверенной копии и юридически не
отправки. Документооборот зависит от является достоверным документом. Не
системы управления, он вторичен по рекомендуется отправлять по факсу
отношению к ней, но в то же время именно многостраничные документы и
документооборот, отражая систему поздравительные письма.
управления, позволяет ее наглядно увидеть. 15Отправка. Для отправки корреспонденции
3Документооборот. В технологической по почте ее помещают в конверты.
цепочке обработки и движения документов Документы, направляемые в один адрес,
выделяются этапы: прием и первичная вкладывают вместе в один конверт.
обработка поступающих в организацию Целесообразно использовать конверты, на
документов; предварительное рассмотрение и которые нанесен логотип фирмы и ее
распределение документов; регистрация обратный адрес. При отправке
документов; контроль за исполнением; корреспонденции в государственные
информационно-справочная работа; инстанции листы формата А4 не складывают.
исполнение документов, их составление, Вся корреспонденция за исключением
согласование, оформление; отправка или массовой поздравительной рассылки должна
направление в дело. быть отправлена заказными письмами. При
4Документопоток. Документопоток – это получении корреспонденции, доставленной
поток документов, циркулирующих между курьером, каждая организация-получатель
пунктами обработки и создания информации должна проставить на возвращаемой копии
(руководителями организации и структурных дату получения, время (если необходимо),
подразделений, специалистами) и пунктами должность, личную подпись и расшифровку
технической обработки документов: подписи лица, получившего документ.
экспедицией, секретариатом, канцелярией, 16Движение внутренних документов.
копировально-множительной службой и др. В Прохождение внутренних документов на
каждой организации можно выделить этапах их подготовки и оформления
следующие потоки документов: поток организуется в соответствии с общим
входящей документации потоки внутренней порядком обращения исходящих документов, а
документации поток исходящей документации. на этапе исполнения (использования) –
5Схема движения входящих документов. I. входящих документов.
Руководитель (директор). II. Исполнитель 17Регистрация документов. Регистрация
(структурное подразделение). a. документа – это запись учетных данных о
Экспедиционная обработка. b. документе по установленной форме,
Предварительное рассмотрение, сортировка. фиксирующей факт его создания, отправления
c. Регистрация. d. Распределение или получения. Регистрация придает
(разметка). e. Перераспределение юридическую силу документу, т.к. фиксирует
(переметка). 1. Корреспонденция. 2. факт его создания или получения. Пока
Документы, регистрируемые службой ДОУ. 3. документ не зарегистрирован, не получил
Документы, нерегистрируемые службой ДОУ. своего номера, он не оформлен и как бы еще
6Экспедиционная обработка не существует.
корреспонденции. Проверяется правильность 18Регистрация документов. Основными
доставки, целостность вложений, целями регистрации являются
правильность оформления документов. справочно-информационная работа и сроковый
Ошибочно доставленная почтовая контроль исполнения документов. Документы
корреспонденция возвращается почтовому регистрируются однократно, т.е. один раз в
отделению, о факсимильных сообщениях одном месте. Отдельные регистрационные
следует, если это возможно, сообщить массивы образуют (т.е. регистрируются со
отправителю. Экспедиция (секретарь) своими порядковыми номерами) входящие
вскрывает все поступившие конверты. документы, исходящие документы и каждый
Исключение составляют конверты с отметкой вид (разновидность) внутренних документов.
"лично" и конверты, имеющие гриф Порядковые регистрационные номера
ограничения доступа к документу в том обновляются в начале каждого года.
случае, если существует специальное Входящие документы регистрируются в день
подразделение для обработки поступления, исходящие и внутренние – в
корреспонденции с грифом. день подписания. Приложения к документам
7Экспедиционная обработка отдельно не регистрируются.
корреспонденции. Конверты уничтожаются. 19Регистрация документов. Существует три
Исключение составляют четыре случая: если вида регистрационных форм: журнал
дата почтового штемпеля свидетельствует о регистрации, регистрационно-контрольная
дате поступления или отправки карточка и компьютерные системы
корреспонденции (конкурсные документы, регистрации и контроля исполнения
арбитражные документы, исковые заявления, документов ("системы электронного
судебные повестки и т.д.); если на документооборота").
документе вообще отсутствует дата; если 20Журнальная форма регистрации
адрес отправителя можно установить только документов Журнал регистрации входящей
с помощью конверта; если дата отправки корреспонденции. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3.
существенно отличается от даты получения 5. Журнал регистрации исходящей
документа. На всех поступивших документах корреспонденции. Дата поступления и
(в том числе и на факсимильных сообщениях) регистрационный номер. Корреспондент, дата
проставляется дата поступления (28) и, и номер документа. Краткое содержание.
если необходимо, учетный порядковый номер. Распределение и перераспределение. Ход
Учетный номер необходим для более точного исполнения, отметка о хранении. Дата и
подсчета количества поступивших регистрационный номер. Корреспондент.
документов. Краткое содержание. Отметка о хранении.
8Предварительное рассмотрение 21Журнальная форма регистрации
Сортировка. Документы сортируются на две документов Журнал регистрации внутренней
группы: документы, которые будут корреспонденции. 1. 2. 3. 4. 5. Дата и
регистрироваться в службе ДОУ; документы, регистрационный номер. Краткое содержание.
которые передаются в структурные Исполнители. Срок исполнения. Ход
подразделения без регистрации. В каждой исполнения, отметка о хранении.
организации может быть свой перечень 22Карточная система регистрации
документов, не подлежащих регистрации в документов. В поля карточки заносят
службе ДОУ. Обязательно регистрируются те следующую информацию. 1. Корреспондент.
документы, которые будут являться Для входящих документов в этой позиции
основанием для принятия управленческих указывают реквизит 06 поступившего
решений. документа, для исходящих – сведения
9Распределение. Зарегистрированные переносятся из реквизита 14. Достаточно
документы распределяются на две группы: указать только наименование организации.
документы, которые должны быть Для внутренних – указывают вид документа
представлены руководителю; документы, (08). 2. Дата поступления и
которые передаются в структурные регистрационный номер. Заполняется только
подразделения по принадлежности. Критерии при регистрации входящих документов. 3.
отбора документов для рассмотрения Дата и номер документа. Сведения
руководителем: важность содержания (с переносятся из бланка (09.10 реквизиты).
точки зрения стратегии и тактики развития 4. Краткое содержание – заголовок
бизнеса); сложность и новизна поставленных документа (17); Если необходимо, сведения
вопросов; авторство (органы можно дополнить (например, уточнить
государственной власти, вышестоящие содержание, отметить наличие приложений и
организации); срок исполнения (чем меньше т.д.). 5. При регистрации входящих
срок исполнения, тем быстрее документ документов - результат распределения
должен быть передан в структурное (например: 30.09.99 директору) и
подразделение). Документы должны быть перераспределения, т.е. резолюция
представлены руководителю вместе с руководителя (16). Записи датируются. При
материалами, которые ему помогут принять регистрации внутренних документов
решение (документы, на которые ссылается указывают фамилии тех должностных лиц,
автор письма, переписка, которая велась кому даны поручения. 6. Срок исполнения на
ранее, аналогичные предложения и т.д.). основании резолюции, анализа содержания
Корреспонденция должна докладываться (для входящих документов) или текста (для
руководителю один раз в день в внутренних документов). 7. Информация о
установленное им самим время. Руководитель действиях исполнителя, которые он
должен рассматривать документы в день предпринимал для решения вопроса и номер
доклада или, в крайнем случае, на дела, куда помещен исполненный документ.
следующий день и возвращать их со своей Записи датируются. Сведения соответствуют
резолюцией (16). Периодически (например, реквизиту 27.
один раз в неделю) руководителю дается 23Карточная система регистрации
обзорная справка (в устной или письменной документов. Фонд №, Опись №, Дело №–
форме) о документах, переданных в позиции для фиксации отметок о хранении
структурные подразделения на исполнение. исполненного документа.
10Перераспределение. На основании 24Систематизация РКК. Массив
резолюции руководителя делается регистрационно-контрольных карточек
перераспределение, т.е. документы образует справочно-контрольную картотеку.
направляются в структурные подразделения Карточки в картотеке должны быть
на исполнение. расставлены в определенном порядке, т.е.
11Движение исходящих документов. систематизированы в соответствии с
Прохождение исходящих документов включает выбранными признаками систематизации.
в себя: составление проекта документа; его Признаки систематизации) РКК: алфавитный;
изготовление; согласование (визирование); географический (региональный);
подписание; утверждение (если необходимо); корреспондентский; номинальный (по видам и
регистрацию; экспедиционную обработку; разновидностям документов);
сортировку по способам отправки; отправку. предметно-вопросный (по заголовку,
12Изготовление документов. Рукопись содержанию); структурный (по структуре
документа должна быть оформлена в организации, по отделам); хронологический
соответствии правилами составления и (по дате) и т.д.
оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба 25Контроль исполнения документов.
ДОУ вправе принять в работу только Контроль – неотъемлемая (основная) функция
рукопись, написанную чернилами или пастой управления и необходимый элемент
только черного, синего или фиолетового управленческой деятельности. Цель контроля
цвета. Ответственность за содержание и – своевременное и качественное исполнение
оформление документа несет исполнитель каждого поручения. В контрольной
(автор текста). На подпись или утверждение деятельности различают две группы
документы должны быть представлены операций: контроль исполнения по существу
руководителю вместе с материалами, на поставленных задач; сроковый контроль.
основании которых они готовились. 26Контроль исполнения документов. При
Исходящие документы регистрируются только журнальной форме регистрации
после подписи должностного лица. Вся предполагается ежедневная выборка и
исходящая корреспонденция должна повторная фиксация журнальных записей. При
обрабатываться централизованно экспедицией использовании РКК необходимо выбрать
(структурным подразделением, которое карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и
занимается приемом и отправкой расставить их в отдельной рубрике в
корреспонденции). При отсутствии порядке прямой хронологии (… 01.09.99,
экспедиции обработку корреспонденции 02.09.99…) по срокам исполнения.
производит секретарь. Компьютерные программы регистрации и
13Экспедиционная обработка. В ходе контроля исполнения документов должны
экспедиционной обработки проверяется делать выборку по срокам исполнения
правильность оформления: наличие подписи автоматически.
(в том числе уровень полномочий лица, 27Этапы контроля. Постановка документа
подписавшего документ); наличие печати на контроль. Основанием для этого может
(если она необходима); наличие даты и являться: резолюция руководителя (16);
регистрационного номера; правильность анализ содержания текста (19). Документ
адресации; наличие всех страниц и всех ставится на контроль в том случае, если в
указанных приложений. Эти элементы тексте указаны или предполагаются
оформления обязательны при отправке конкретные сроки исполнения.
документа по почте, по факсу, с курьером. Систематизация регистрационных форм по
Если документ оформлен неправильно или срокам исполнения. Напоминание исполнителю
представлен не в полном комплекте, он о сроках исполнения Сообщение руководителю
возвращается исполнителю для доработки. (контролеру) о сроках исполнения поручения
14Сортировка. После экспедиционной (за один день до истечения срока
обработки корреспонденция должна быть исполнения, в день исполнения). Снятие
рассортирована по способу отправки: документа с контроля или перенесение
документы, отправляемые по почте; контрольных сроков. Составление
документы, отправляемые по факсу; периодической справки или сводки об
документы, отправляемые с курьерами. При исполнительской дисциплине.
сортировке необходимо учитывать, что 28Ваши вопросы. ???
Организация работы с документами.ppt
http://900igr.net/kartinka/informatika/organizatsija-raboty-s-dokumentami-92271.html
cсылка на страницу

Организация работы с документами

другие презентации на тему «Организация работы с документами»

«Организация защиты» - Постановление правительства РФ №804 от 26.11.2007 г. « Об утверждении положения о ГО РФ». План мероприятий по защите персонала. Приложения. Основные документы : Схема оповещения. Рекомендуемая тематика и расчёт часов учебных занятий. Организация работы по делам ГО и ЧС. Занятия по гражданской обороне с сотрудниками школы на 2010 год.

«Оформление документов» - В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации). Акты. Справка документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.

«Документ Word» - Создаёте свою папку: Сохранить документ в своей папке. Создание нового документа: Файл?Создать или кнопка панели инструментов : Сохранение документа: Файл?Сохранить (Сохранить как…) или кнопка панели инструментов: Создать свою папку. Создать документ «Первый документ». Сохранение документа: Окно редактора Word:

«Создание текстового документа» - Строка состояния. Программы создания текстовых документов. Подраздел. Линейка. Информатика и ИКТ. Самое главное. Ручная запись текста на бумаге. Строка меню. Объявление. Слово. Компьютерная технология. Бумажная технология. Строка. Если да, то с каким именно? Глава. Стихотворение. Слово «документ» переводится с латинского как «свидетельство», «доказательство».

«Текст документа» - Табуляция. Колонтитулы. Сноски. Добавление колонтитула. Изменение регистра текста. Копирование/перемещение фрагментов текста. Удаление разрыва. Добавление номеров страниц. 1. Выделить символ 2. Команда Формат – Буквица 3. Установить параметры форматирования буквицы. С помощью команд копирования и перемещения С помощью буфера обмена С помощью мыши.

«Документ Word 2007» - Вставка кліпа. «Веб-документ». Число слів у документі. Вставляння буквиці. Вставка діаграми. Абзац. “Вигляд”. Панелі інструментів. Вставка графічних примітивів. Поля. Перехід між вікнами. Створення багаторівневого списку. Розміщає вікна всіх відкритих програм на екрані поряд. Відкриття діалогового вікна “Масштаб”.

Текст

15 презентаций о тексте
Урок

Информатика

130 тем
Картинки
900igr.net > Презентации по информатике > Текст > Организация работы с документами