Образец заполнения журнала входящей корреспонденции казахстан

Практика применения НОВЫХ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Указ Президента от 23

05.1996 года № 763 п.12 12. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу. Т.О. Новые ПНД с 06 мая 2014 года.

Основные правила работы ведомственных архивов Одобрены Коллегией

Главархива СССР 28.08.1985 г.

Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.

Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263)

Варианты реестров для регистрации нотариальных действий

1.Вариант Параллельные общие реестры ( по решению нотариальной палаты)

1-100 1-101 1-102

2-100 2-101 2-102

3-100 3-101 3-102

Реестр 1

Реестр 3

Реестр 2

Номер тома в номере нотариального действия не указывается!

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 2 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 3 (номер нотариального действия)

В номере нотариального действия указывается номер каждого реестра,

состоящего из номера и тома и индекса специального реестра!

2.Вариант Один общий и по одному специальному реестру

1к-100 2к-301 3к-510

1с-100 2с-301 3с-510

1-100 2-301 3-510

Реестр сделок

Копийный реестр

Общий реестр

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

1к-200 1к-301 1к-410

1-200 2-301 3-410

2к-200 2к-301 2к-410

Номер тома указывается в общем реестре, в параллельных копийных реестрах номер тома не указывается.

3.Вариант Один общий и несколько копийных реестров

Копийный реестр 2К

Общий реестр

Копийный реестр 1К

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

4.Вариант Общий реестр, две параллели копийных реестров, специальный

реестр

1к-200 1к-301 1к-410

2к-200 2к-301 2к-410

1-200 2-301 3-410

1с-100 2с-301 3с-510

Номер тома в графе №1 указывается в общем реестре и в специальном реестре, в копийных реестрах номер тома не указывается!

Общий реестр

Копийный реестр 1К

Копийный реестр 2К

Специальный реестр

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения графы 1 (номер нотариального действия)

Образец заполнения номенклатуры дел при параллельных общих реестров

Приказ Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 "Об утверждении Форм

реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах"

Форма №1

Образец заполнения реестра пример №1 Юридические лица

Образец заполнения реестра пример №2 Льготы + рукоприкладчик + вне

помещения

Образец заполнения реестра пример №3 малолетние дети до 14 лет

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 16 апреля 2014 г

N 78 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Книга учета наследственных дел

Приложение № 21

25

Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета. … Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел (приложение N 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

128

В наследственное дело помещаются все документы,… документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, и т.д.).

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения: … письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение 35

130

После выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения: а) документы в деле подшиваются в следующем порядке: копия свидетельства о смерти наследодателя; заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке); заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке); иные заявления (в хронологическом порядке); документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и т.д.) или их копии; справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства; документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю; документы о стоимости наследственного имущества; запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них; свидетельство о праве на наследство; письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство; иные документы; б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

79

..При этом указывается следующая надпись:

В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __листов документов, +___ листов внутренней описи, + лист-заверитель".

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

п.6 Старая редакция

п. 6 Новая редакция

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия: постановления (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с законодательством Российской Федерации нотариального действия, например: постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателей, постановления об аннулировании ранее выданных свидетельств о праве на наследство); приказы; распоряжения.

6. В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении), нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия: постановление нотариуса (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия: постановление о выдаче денежных средств на похороны наследодателя постановление об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство (статья 1155 Кодекса); распоряжение нотариуса; поручение нотариуса; запрос нотариуса об истребовании сведений и документов.

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации (Минюст России) от 19

декабря 2013 г. N 229 г. Москва «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» Организация нотариальной деятельности

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации (Минюст России) от 19

декабря 2013 г. N 229 г. Москва «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» Организация нотариальной деятельности

Книга учета приказов по личному составу

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов

Новая редакция

Старая редакция

Приложение N 1

Дата регистрации документа

Регистрационный номер

Краткое содержание документа

Должность, фамилия, инициалы лица, подписавшего документ

Номер дела, в котором находится документ

Примечание

1

2

3

4

5

6

Дата регистрации документа

Регистрационный номер

Краткое содержание документа

Должность, фамилия, инициалы лица, подписавшего документ

Информация о рассылке документов (адресат, количество экземпляров)

Исполнитель

Индекс дела, в котором находится документ

1

2

3

4

5

6

7

Акт для использования «старых» книг

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие обязательные реквизиты: а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; в) место нахождения нотариальной конторы; г) дата; д) исходящий регистрационный номер; е) заголовок к тексту; ж) текст; з) отметка о наличии приложения; и) подпись нотариуса. Письма нотариусов помимо вышеуказанных реквизитов содержат сведения об адресате. Реквизиты, указанные в подпунктах "а" - "ж" настоящего пункта могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно. Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

57

... В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: … -

Документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяются к отмененному завещанию );

п.58 Новая редакция …. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

п.58 Старая редакция

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение 5

п. 25 Новая редакция

п.25 Старая редакция

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета. Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

25. Документы, подлежащие специальному учету, по- ступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем – в книге специального учета.

п.30 Новая редакция

п.30 Старая редакция

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю. Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой «в дело». Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю. Обращение (документ), экземпляр копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело . На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

36

На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

Правила нотариального делопроизводства (утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Понятие Типовой и Примерной номенклатуры

В соответствии с п.п. 2.1.5.1 и 2.1.5.2 "Основных правил работы ведомственных архивов", утвержденных Приказом Главархива СССР от 05.09.1985г. N 263: Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе и является нормативным документом». «Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер».

13

Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел или разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав (вид) документов.

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации (Минюст России) от 19 декабря 2013 г. N 229 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой»

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации (Минюст России) от 19

декабря 2013 г. N 229 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой»

10

В индивидуальную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, включаются дела, содержащие: номенклатуру дел; документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (заверенные копии приказов о наделении полномочиями нотариуса, а также о его замещении, копии лицензий); копии договоров страхования гражданской ответственности нотариуса, занимающегося частной практикой; законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, приказы, распоряжения, методические документы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат.

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации (Минюст России) от 19 декабря 2013 г. N 229 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой»

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г

риказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г. Регистрационный N 18380

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 9

Приказ Минюста России от 16

04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"

Приложение №10

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 11

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 12

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 17

Порядок уничтожения дел

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 31

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 32

Правила нотариального делопроизводства (утв

приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)

Приложение № 33

Благодарим за внимания