Презентация на тему «Базы данных в OpenOffice»

Создание базы адресов

OpenOffice.org Writer

Создание базы адресов Слияние

Этапы создания рассылки

Создание базы данных

Первый этап

Создание базы адресов

OpenOffice.org Base Адресная книга MS Outlook Адресная книга Windows и т.п.

Запуск OO Base

Пуск > Все программы > OpenOffice.org > OpenOffice.org Base

Мастер баз данных

Мастер баз данных: шаг 1

Мастер баз данных

Мастер баз данных: шаг 2

Сохранение файла базы адресов

Окно OpenOffice

org Base

Создание таблицы

Перед созданием таблицы необходимо определить какие данные будут с ней хранится. Затем создадим таблицу, например, с помощью Мастера

Мастер таблиц

Выбор полей

Шаг 1: Выбор полей

Примеры таблиц (Контакты, Клиенты) предоставляют различные поля: Имя, Фамилия, НазваниеКомпании, Город, ОбластьРегион, ПочтовыйИндекс

Типы и формат

Шаг 2: Типы и формат

Первичный ключ

Шаг 3: Первичный ключ

Название таблицы

Шаг 4: Название таблицы

Заполнение таблицы

Заполнение таблицы Контакты

После заполнения одной строки в таблице, новая строка появляется сама.

Заполнение таблицы данными

Заполнять таблицу лучше последовательно, переходя в следующую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Сохранение записей

Не забудьте сохранить записи в таблице. Теперь базу данных можно закрыть.

Создание документа с полями

Создание документа с полями для адресных данных

Второй этап

Добавление полей в документ

В документ можно вставить поля из любой базы данных, например поля адреса. Выберите вкладку Вставка > Поля > Дополнительно

Диалог Поля

В диалоговом окне Поля выберите вкладку База данных. В окне Тип поля выберите Поля слияния А в окне Выбор базы данных выберите ранее созданную Вами базу данных (Адреса) Если её нет, то добавить базу данных можно кнопкой Обзор…

Добавление полей в документ

Документ с полями

В процессе вставки полей можно переходить в текстовый документ, чтобы поставить курсор в нужное место или вставить новый абзац. Вот как будут выглядеть вставленные поля:

Слияние с базой адресных данных

Этап третий

Мастер рассылки писем

Чтобы начать слияние с базой адресов, необходимо запустить Мастер рассылки писем: Сервис > Рассылка писем… (Сервис > Мастер слияний)

Документ для рассылки

Шаг 1: Документ для рассылки

Тип документа

Шаг 2: Тип документа

Вставка блока с адресом

Шаг 3: Вставка блока с адресом

Блок с адресом

Шаг 3: Вставка блока с адресом

На этом этапе, если выбрать пункт 2, можно было бы добавить или создать блок с адресом и сопоставить поля.

Приветствие

Шаг 4: Приветствие

Просмотр и редактирование

Шаг 6: Просмотр и редактирование

Просматривать объединенные документы можно используя кнопки: |< и < > и >| Можно и исключить кого-то из списка.

Создание рассылки

После нажатия на кнопку Далее… происходит создание документов для рассылки.

Редактирование

Шаг 7: Редактирование

На этом шаге можно внести правки в каждое письмо отдельно (кнопка Редактировать индивидуальный документ). Для быстрого поиска нужного письма в рассылке необходимо ввести слова (например, фамилию) и нажать кнопку Найти…

Редактирование

Шаг 7: Редактирование

Шаг 7: Редактирование

Для возврата необходимо нажать соответствующую кнопку.

Сохранение и печать

Шаг 8: Сохранение и печать

Завершение слияния

После сохранения писем можно завершить работу Мастера рассылки нажав кнопку Готово. Таким образом выполняется слияние документа со списком адресов.