Архив
<<  О вечном доступе к архивам научных журналов Ветераны Великой Отечественной войны - жители Подмосковья: опыт комплектования архива документами устной истории  >>
Обеспечение сохранности и использование документов в организациях –
Обеспечение сохранности и использование документов в организациях –
Это структурное подразделение организации, осуществляющее 1)
Это структурное подразделение организации, осуществляющее 1)
Цель создания архива
Цель создания архива
Нормативно-методическое обеспечение работы архива организации
Нормативно-методическое обеспечение работы архива организации
Номенклатура дел организации Инструкция по делопроизводству в
Номенклатура дел организации Инструкция по делопроизводству в
Положение об архиве
Положение об архиве
1. Комплектование архива
1. Комплектование архива
Состав документов архива организации
Состав документов архива организации
2. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов организации
2. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов организации
Требования к помещению архива
Требования к помещению архива
Приобретение специального оборудования
Приобретение специального оборудования
Архивные стеллажи
Архивные стеллажи
Архивные универсальные стеллажи
Архивные универсальные стеллажи
Передвижные металлические стеллажи
Передвижные металлические стеллажи
Архивные короба
Архивные короба
Архивные папки для хранения документов
Архивные папки для хранения документов
Архивные папки для хранения документов
Архивные папки для хранения документов
Металлический архивный шкаф шам-0,5/400
Металлический архивный шкаф шам-0,5/400
Металлический архивный шкаф шам -11
Металлический архивный шкаф шам -11
Архивный шкаф шам 11-20
Архивный шкаф шам 11-20
Углекислотный огнетушитель (оу)
Углекислотный огнетушитель (оу)
Установка электрооборудования
Установка электрооборудования
Создание оптимального температурно-влажностного режима
Создание оптимального температурно-влажностного режима
Создание светового режима в архиве организации
Создание светового режима в архиве организации
Хранение документов: в коробах папках закрытого типа шкафах сейфах
Хранение документов: в коробах папках закрытого типа шкафах сейфах
Соблюдение санитарно- гигиенического режима
Соблюдение санитарно- гигиенического режима
ОСНОВНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: Описи дел постоянного
ОСНОВНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: Описи дел постоянного
Виды работ по учету документов
Виды работ по учету документов
Основные задачи проверки наличия документов
Основные задачи проверки наличия документов
4. Основные формы использования документов архива организации
4. Основные формы использования документов архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
План работы архива организации
Спасибо за внимание Продолжение – экскурсия в архивохранилище Отдела
Спасибо за внимание Продолжение – экскурсия в архивохранилище Отдела

Презентация на тему: «Обеспечение сохранности и использование документов в организациях – источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга». Автор: rusaklv. Файл: «Обеспечение сохранности и использование документов в организациях – источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга.ppt». Размер zip-архива: 822 КБ.

Обеспечение сохранности и использование документов в организациях – источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга

содержание презентации «Обеспечение сохранности и использование документов в организациях – источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга.ppt»
СлайдТекст
1 Обеспечение сохранности и использование документов в организациях –

Обеспечение сохранности и использование документов в организациях –

источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга

1

2 Это структурное подразделение организации, осуществляющее 1)

Это структурное подразделение организации, осуществляющее 1)

комплектование, 2) хранение, 3) учет, 4) использование архивных документов

Архив организации

2

3 Цель создания архива

Цель создания архива

Архив создается для : своевременного приёма архивных документов от структурных подразделений организации на временное хранение обеспечения сохранности учета упорядочения использования подготовки к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив

3

4 Нормативно-методическое обеспечение работы архива организации

Нормативно-методическое обеспечение работы архива организации

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1985 г. ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 г.

4

5 Номенклатура дел организации Инструкция по делопроизводству в

Номенклатура дел организации Инструкция по делопроизводству в

организации Положения об архиве организации Положение об экспертной комиссии Приказ о назначении работника, ответственного за работу архива

Нормативно-методиче ское обеспечение работы архива организации

5

6 Положение об архиве

Положение об архиве

Определяет: правовой статус архива источники комплектования состав документов, поступающих на хранение задачи и функции архива, права архива

6

7 1. Комплектование архива

1. Комплектование архива

ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: 1) СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ 2) ГРАЖДАНЕ 3) ПОДВЕДОМСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ (если имеются)

7

8 Состав документов архива организации

Состав документов архива организации

В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ ПОСТУПАЮТ ДОКУМЕНТЫ: ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ВРЕМЕННОГО (свыше 10 лет) ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ЛИКВИДИРОВАННЫХ ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

8

9 2. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов организации

2. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов организации

1) выделение помещения для хранения документов организации 2) приобретение специального оборудования 3)приобретение средств пожаротушения 4)установка электрооборудования 5)создание оптимального температурно-влажностного режима 6) создание светового режима 7) соблюдение санитарно-гигиенического режима

9

10 Требования к помещению архива

Требования к помещению архива

Помещение архива организации оборудуется: 1) охранной и противопожарной сигнализацией металлическими дверями железными решётками на окнах огнетушителями 2) помещение архива должно опечатываться 3) разрабатывается : план эвакуации документов из архива инструкция о мерах пожарной безопасности издается приказ о доступе в архивохранилище

10

11 Приобретение специального оборудования

Приобретение специального оборудования

Металлических стеллажей архивных коробов папок шкафов сейфов

11

12 Архивные стеллажи

Архивные стеллажи

12

Архивные стационарные стеллажи выдерживают нагрузку до 150 кг и более на одну полку

13 Архивные универсальные стеллажи

Архивные универсальные стеллажи

Одно из главных достоинств универсальных стеллажей – простота сборки. Большинство разновидностей универсальных стеллажей в зависимости от конфигурации помещения могут монтироваться: в линию, углом, крестом, буквой «Т» и «спина к спине». В зависимости от комплектации и предназначения универсальные стеллажи могут выдерживать нагрузки до 300 кг на полку.

13

14 Передвижные металлические стеллажи

Передвижные металлические стеллажи

В помещениях, где остро стоит проблема свободных площадей, лучше всего устанавливать передвижные архивные стеллажи. Они позволяют экономить до 50% площади по сравнению с использованием стационарных стеллажей.

14

15 Архивные короба

Архивные короба

Короб самосборный, места сгиба крышки проклеены с двух сторон скотчем на тканевой основе, замок с клапаном на липучке, крышка открывается вниз. Размер: 380х280х170. Применяется для долгосрочного хранения документов

15

16 Архивные папки для хранения документов

Архивные папки для хранения документов

Папка с двумя клапанами и четырьмя завязками

16

17 Архивные папки для хранения документов

Архивные папки для хранения документов

Архивные папки с двумя завязками

17

18 Металлический архивный шкаф шам-0,5/400

Металлический архивный шкаф шам-0,5/400

Предназначен для хранения архивных документов. Имеет одну регулируемую по высоте полку. Двери архивного шкафа оснащены замком повышенной секретности. Покрытие полимерное порошковое, серого цвета . Размеры шкафа: 930?850?400 мм. Вес — 34 кг. Стоимость шкафа 3 тыс. 462 руб.

18

19 Металлический архивный шкаф шам -11

Металлический архивный шкаф шам -11

Предназначен для хранения архивных документов. Имеет три регулируемых по высоте полки. Двери шкафа оснащены замком повышенной секретности. Покрытие полимерное, порошковое, серого цвета. В стандартную комплектацию шкафа включены 3 полки и 1 ригельный замок. Размеры шкафа: 1860?850?500 мм. Вес — 60 кг. Стоимость шкафа 5 тыс. 872 руб.

19

20 Архивный шкаф шам 11-20

Архивный шкаф шам 11-20

Предназначен для хранения архивных документов. Четыре регулируемых по высоте полки. Двери архивного шкафа оснащены замком повышенной секретности. Покрытие — полимерное порошковое серого цвета . В стандартную комплектацию шкафа включены 4 полки и 1 ригельный замок. Размеры шкафа: 2000?850?500 мм. Вес — 65 кг.

20

21 Углекислотный огнетушитель (оу)

Углекислотный огнетушитель (оу)

Углекислотный огнетушитель бывает: ручной, передвижной, стационарный. Предназначен для тушения пожаров в тех случаях, когда применение воды не дает положительного эффекта или нежелательно (например, в музеях, картинных галереях, архивах) Устанавливается 1 на 50 кв.м.

21

22 Установка электрооборудования

Установка электрооборудования

Помещение архива оборудуется: скрытой электропроводкой светильниками закрытого исполнения запрещается устанавливать нагревательные приборы: микроволновые печи компьютеры ксероксы

22

23 Создание оптимального температурно-влажностного режима

Создание оптимального температурно-влажностного режима

1) ПРИОБРЕТЕНИЕ И УСТАНОВКА КОНТРОЛЬНО-ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ: ТЕРМОВЛАГОМЕРА (ПСИХРОМЕТРА) ТЕРМОМЕТРА, ГИГРОМЕТРА 2) ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЁТА ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО-ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ Должен соблюдаться следующий температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе: + 17 - + 19 градусов при влажности воздуха 50 - 55 %

23

24 Создание светового режима в архиве организации

Создание светового режима в архиве организации

Применение на окнах защитных фильтров, жалюзи, светорассеивателей применение ламп освещения закрытого типа

24

25 Хранение документов: в коробах папках закрытого типа шкафах сейфах

Хранение документов: в коробах папках закрытого типа шкафах сейфах

Защита документов от света

25

26 Соблюдение санитарно- гигиенического режима

Соблюдение санитарно- гигиенического режима

ОБЕСПЫЛИВАНИЕ КОРОБОК С ДОКУМЕНТАМИ (ДЕЛАМИ) (не реже одного раза в год) ПРОВЕДЕНИЕ ВЛАЖНОЙ УБОРКИ (один раз в месяц) ПРОВЕТРИВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ АРХИВОХРАНИЛИЩА (регулярно) ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЁМКОСТЕЙ С ВОДОЙ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ВЛАЖНОСТИ ПОМЕЩЕНИЯ (при отсутствии увлажнителей) ПРОВЕДЕНИЕ САНИТАРНЫХ ДНЕЙ (по графику)

26

27 ОСНОВНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: Описи дел постоянного

ОСНОВНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: Описи дел постоянного

срока хранения Описи дел по личному составу Паспорт архива организации Книга учета поступления и выбытия документов

3. Учет документов в архиве организации

27

28 Виды работ по учету документов

Виды работ по учету документов

1) проверка наличия и состояния дел в архиве организации 2) выверка книг поступления и выбытия документов 3) внесение сведений в учетные документы

28

29 Основные задачи проверки наличия документов

Основные задачи проверки наличия документов

1) ПРОВЕРКА ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ДЕЛ КАК ВКЛЮЧЕННЫХ В ОПИСИ ДЕЛ, ТАК И НЕОПИСАННЫХ 2) ВЫЯВЛЕНИЕ НЕДОСТАЮЩИХ ДЕЛ 3) ВЫВЕРКА ДЕЛ ПО ОПИСЯМ ДЕЛ (проверка количества дел по описям, идентичности заголовков дел описям, номеров дел, количества листов в делах) 4) ПОДГОТОВКА СООТВЕТСТВУЮЩИХ АКТОВ (о необнаружении дел, о неисправимых повреждениях дел)

29

30 4. Основные формы использования документов архива организации

4. Основные формы использования документов архива организации

Исполнение запросов социально-правового характера подготовка архивных справок, копий и выписок из документов выдача дел во временное пользование работникам организации подготовка публикаций по документам архива организация выставок документов

30

31 План работы архива организации

План работы архива организации

ЯНВАРЬ – МАРТ (1-й квартал) методическая и практическая помощь структурным подразделениям в формировании и оформлении дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел на текущий год; проверка правильности формирования и оформления дел; подготовка проекта приказа о проведении в организации отбора документов, завершённых в делопроизводстве, для передачи в архив; составление графика приема-передачи документов на хранение в архив и доведение его до структурных подразделений

31

32 План работы архива организации

План работы архива организации

АПРЕЛЬ –ИЮНЬ (2-й квартал) прием на хранение в архив документов постоянного срока хранения прием на хранение в архив документов по личному составу розыск недостающих дел подготовка акта и справки о проведении розыска дел

32

33 План работы архива организации

План работы архива организации

ИЮЛЬ-СЕНТЯБРЬ (3-й квартал) проведение научно-технической обработки документов постоянного срока хранения проведение научно-технической обработки документов по личному составу техническая обработка дел подготовка описей дел и научно-справочного аппарата к ним подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

33

34 План работы архива организации

План работы архива организации

ОКТЯБРЬ-ДЕКАБРЬ (4-й квартал) Уточнение номенклатуры дел на новый делопроизводственный год Составление паспорта архива организации Предоставление паспорта архива в Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга

34

35 Спасибо за внимание Продолжение – экскурсия в архивохранилище Отдела

Спасибо за внимание Продолжение – экскурсия в архивохранилище Отдела

по делам архивов

35

«Обеспечение сохранности и использование документов в организациях – источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга»
http://900igr.net/prezentacija/informatika/obespechenie-sokhrannosti-i-ispolzovanie-dokumentov-v-organizatsijakh-istochnikakh-komplektovanija-otdela-po-delam-arkhivov-administratsii-goroda-ekaterinburga-183860.html
cсылка на страницу
Урок

Информатика

130 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по информатике > Архив > Обеспечение сохранности и использование документов в организациях – источниках комплектования отдела по делам архивов администрации города екатеринбурга