Презентация на тему «Работаем с Calc OpenOffice»

Работаем с Calc OpenOffice

org Calc лектор доц. Жук Виталий Андреевич

КАФЕДРА фармакоинформатики

Содержание

Запуск OpenOffice.org Calc Книги, листы, Ячейки Формулы и вычисления Графики

Что такое OpenOffice

org Calс?

Calc

Компоненты OpenOffice.Org

Calc – это модуль электронных таблиц OpenOffice.org (OOo), позволяющий обрабатывать и визуализировать табличные данные. Calc имеет продвинутые средства анализа, построения диаграмм. Он включает более чем 300 функций, в том числе для финансовых, статистических и математических операций. Calc осуществляет построение 2- и 3-мерных диаграмм, которые могут быть встроены в другие документы OOo. Вы можете работать с рабочими книгами Microsoft Excel и сохранять их в формате Excel. Сalc может экспортировать электронные таблицы в Adobe PDF и в HTML.

Что такое Calc

Calc это модуль электронных таблиц OpenOffice.org (OOo). В электронную таблицу можно вводить данные, обычно числовые, и затем манипулировать этими данными для получения определенных результатов. Можно также вводить данные и использовать Calc в режиме 'Что-если', изменяя некоторые из этих данных и наблюдая результаты без необходимости полного повторного ввода остальных данных в электронную таблицу.

1. Из системного меню 2. От существующего документа 3. Из командной

строки

Запуск Calc

Открытие существующей электронной таблицы

Электронная таблица также может быть открыта из любого другого модуля OOo. С помощью меню Файл – откройте меню Файл и выберите Открыть. С помощью панели инструментов – нажмите кнопку Открыть , расположенную на панели инструментов Стандартная. С помощью клавиатуры – используйте сочетание клавиш Control+O. Каждое из указанных действий приведет к открытию диалогового окна Открыть, где можно найти и выбрать нужную электронную таблицу.

Электронные таблицы, листы и ячейки

Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы. Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам. В этих ячейках расположены индивидуальные элементы — текст, числа, формулы и пр. — которые и составляют данные, которые отображаются и которыми можно манипулировать. Каждая электронная таблица может иметь много листов и каждый лист может состоять из большого количества индивидуальных ячеек. Каждый лист Calc может иметь максимум 65 536 строк и максимум 245 столбцов (от A до IV). Это составляет 16 056 320 индивидуальных ячеек на один лист.

Строка заголовка и Панель меню

Строка заголовка, расположенная вверху, показывает имя текущей электронной таблицы. Для новой электронной таблицы используется имя по умолчанию Безымянный X, где X является числом. При сохранении новой электронной таблицы в первый раз вам будет предложено ввести ее имя. Ниже Строки заголовка расположена Панель меню. При выборе одного из пунктов меню появляется подменю, содержащее другие команды. Панель меню можно модифицировать, как описано в "Меню и панели инструментов".

Панель формул

С левой стороны Панели формул расположено небольшое текстовое поле, называемое Область листа, в котором находится сочетание буквы и цифры, например D7. Это буква столбца и номер строки текущей ячейки, которые дают координаты ячейки в экранной сетке. Панель формул

Панель формул

С правой стороны поля Область листа находится Мастер функций, кнопка Сумма и кнопка Функция. Нажатие на кнопку Мастер функций открывает диалоговое окно, в котором можно найти список возможных функций. Он может быть весьма полезен, поскольку также показывает, как оформлены функции. Кнопка Сумма вставляет в текущую ячейку сумму чисел, расположенных в верхних ячейках или в левых ячейках, если в верхних ячейках числа отсутствуют. Кнопка Функция вставляет знак равенства в выбранную ячейку и Строку ввода, что определяет готовность ячейки к вводу формулы.

Панель формул

При вводе новых данных в ячейку, которая уже содержит данные, кнопки Сумма и Функция заменяются кнопками Отменить и Принять Содержимое текущей ячейки (данные, формула или функция) отображается в Строке ввода, которая является остальной частью Панели формул. Здесь можно редактировать содержимое текущей ячейки, что можно также делать и в самой текущей ячейке. Чтобы редактировать в области Строки ввода, щелкните левой кнопкой по соответствующей части области Строки ввода, а затем вводите свои изменения. Чтобы редактировать в текущей ячейке, просто щелкните дважды по этой ячейке.

Отдельные ячейки

Основная часть экрана отображает отдельные ячейки в форме сетки, каждая из которых расположена на пересечении конкретного столбца и конкретной строки. В верхней части столбцов и в левой части строк располагается ряд серых прямоугольников, содержащих буквы и цифры. Это заголовки столбцов и строк. Столбцы начинаются с буквы A и изменяют ее при движении вправо, строки начинаются с 1 и увеличивают номер при движении вниз.

Вкладки листов

В нижней части сетки ячеек расположены вкладки листов. Эти вкладки обеспечивают доступ к отдельным листам, при этом отображаемый, или активный, лист имеет вкладку, окрашенную в белый цвет. Щелчок по вкладке другого листа отображает этот лист, вкладка которого становится белой. Можно выбрать сразу несколько вкладок листов, если удерживать нажатой клавишу Control при щелчке по именам вкладок.

Управление файлами Создание новых электронных таблиц

Новую электронную таблицу можно создать из любого другого модуля OОo, с которым вы работаете в настоящий момент времени. Например, новая электронная таблица может быть создана из Writer или Draw. С помощью меню Файл – откройте меню Файл и выберите Создать > Электронную таблицу. С помощью панели инструментов – используйте кнопку Создать , расположенную на Стандартной панели инструментов. С помощью клавиатуры – если вы уже работаете с электронной таблицей, то можно нажать клавиши Control+N для создания новой электронной таблицы.

Открытие существующей электронной таблицы

Электронная таблица также может быть открыта из любого другого модуля OOo. С помощью меню Файл – откройте меню Файл и выберите Открыть. С помощью панели инструментов – нажмите кнопку Открыть , расположенную на панели инструментов Стандартная. С помощью клавиатуры – используйте сочетание клавиш Control+O. Каждое из указанных действий приведет к открытию диалогового окна Открыть, где можно найти и выбрать нужную электронную таблицу.

Сохранение электронных таблиц

Сохранить электронную таблицу можно тремя способами. С помощью меню Файл – откройте меню Файл и выберите Сохранить. С помощью панели инструментов – нажмите кнопку Сохранить , расположенную на панели инструментов Стандартная. С помощью клавиатуры – используйте сочетание клавиш Control+S. Если электронная таблица ранее не сохранялась, то каждое из указанных действий приведет к открытию диалогового окна Сохранить как. Здесь можно ввести имя файла электронной таблицы и определить его место на диске.

Навигация в электронных таблицах Переход в отдельную ячейку

Область листа

С помощью мышки Поместите курсор мышки в необходимую ячейку и щелкните левой кнопкой. С помощью координат ячейки Нажмите на стрелку, расположенную справа от поля Область листа. В списке будут выделены координаты текущей ячейки. Введите координаты ячейки, в которую надо перейти, и нажмите клавишу Enter. Или щелкните внутри поля Область листа, переместитесь в начало поля с помощью удаления существующих координат и введите необходимые координаты ячейки.

Навигация в электронных таблицах С помощью навигатора

Нажмите на значок Навигатор , расположенный на панели инструментов Стандартная (или нажмите клавишу F5), для отображения навигатора. Введите координаты ячейки в верхние два поля с надписями Столбец и Строка и нажмите клавишу Enter. На рисунке Навигатор выберет ячейку F5.

Перемещение из ячейки в ячейку

В электронной таблице одна ячейка или группа ячеек обычно имеют более темное обрамление. Это показывает, где расположен в данный момент фокус.

Навигация в электронных таблицах

С помощью клавиш Tab и Enter Нажатие клавиш Enter или Shift+Enter перемещает фокус вниз или вверх, соответственно. Нажатие клавиш Tab или Shift+Tab перемещает фокус вправо или влево, соответственно. С помощью клавиш со стрелками Нажатие клавиш со стрелками на клавиатуре перемещает фокус в направлении стрелок. Использование клавиш Home, End, Page Up и Page Down Home перемещает фокус в начало строки. End перемещает фокус вправо в последний столбец, содержащий данные. Page Down перемещает отображение вниз на один полный экран и Page Up перемещает отображение вверх на один полный экран. Сочетания клавиш Control и Alt с клавишами Home, End, Page Down, Page Up и клавишами со стрелками перемещает фокус текущей ячейки в разных направлениях.

Навигация в электронных таблицах

Перемещение с одного листа на другой Каждый лист электронной таблицы не зависит от других, даже если он связан с помощью ссылок с другими листами. Существует три способа навигации между различными листами электронной таблицы. С использованием клавиатуры Нажатие клавиш Control+PgDn приводит к переходу на один лист вправо и нажатие клавиш Control+PgUp – к переходу на один лист влево. С помощью мышки Нажатие по одной из вкладок листов в нижней части электронной таблицы выбирает этот лист.

Навигация в электронных таблицах

Если имеется много листов, то некоторые вкладки листов могут быть скрыты горизонтальной полосой прокрутки внизу экрана. Если это так, то для отображения вкладок можно использовать четыре кнопки, расположенные слева от самих вкладок листов. На рисунке показано, как это делать.

Нумерация листов осуществляется не по порядку. Нумерация листов может быть произвольной – вы вправе дать листу любое свое название. Примечание Кнопки со стрелками становятся активными только в том случае, если имеются скрытые вкладки. В противном случае они обесцвечиваются.

Выделение элементов листа или электронной таблицы

Можно выделить любое количество ячеек в любом сочетании. Одиночная ячейка Щелкните левой кнопкой по ячейке. Проверить выделение можно в поле Область листа. Выделение диапазон смежных ячеек мышкой Щелкните по ячейке. Нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мышки. Перемещайте курсор мышки по экрану. Как только желаемый блок ячеек будет выделен, отпустите левую кнопку мышки. Для выделения диапазона ячеек без перемещения курсора мышки: Щелкните по ячейке, которая является угловой для диапазона ячеек. Переместите курсор в противоположный угол диапазона ячеек. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните мышкой. СОВЕТ Выделить диапазон смежных ячеек можно также непосредственно в поле Область листа. Щелкните по полю Область листа. Для выделения диапазона ячеек введите координаты верхней левой ячейки диапазона, затем символ двоеточия (:), а далее координаты нижней правой ячейки диапазона. Например, для выделения диапазона ячеек от ячейки A3 до ячейки C6 необходимо ввести A3:C6.

Выделение элементов листа или электронной таблицы

Диапазон несмежных ячеек Выделите ячейку или диапазон ячеек, используя один из вышеописанных способов. Переместите курсор мыши в начало следующего диапазона ячеек или в отдельную ячейку. Удерживая нажатой клавишу Control, щелкните по ячейке или щелкните и перемещайте для выделения нового диапазона ячеек. Повторите указанные действия необходимое число раз.

Работа с листами

Как и любой другой элемент Calc, листы можно вставлять, удалять и переименовывать. Вставка новых листов Существует много способов вставки нового листа. Выделите лист, после которых будет вставлен новый лист. После этого можно использовать следующие действия. Открыть меню Вставка и выбрать Лист, или Щелкнуть правой кнопкой мышки по вкладке и выбрать Добавить листы, или Щелкнуть по пустому месту в конце строки вкладок листов . Каждый способ приводит к открытию диалогового окна Вставить лист. В нем можно определить, будет ли новый лист располагаться до или после выделенного листа, а также сколько листов нужно вставить.

Фиксация строк и столбцов

Фиксация блокирует несколько верхних строк или несколько столбцов с левой стороны листа или и то и другое. При прокрутке внутри листа любые зафиксированные строки и столбцы остаются в поле зрения автора. На рисунке показаны зафиксированные строки и столбцы. Утолщенная горизонтальная линия между строками 3 и 14, а также утолщенная вертикальная линия между столбцами C и H отделяют зафиксированные области. Строки с 4 по 13 и столбцы с D до G прокручены вверх. Зафиксированные три строки и три столбца остались на своем месте.

Фиксация строк и столбцов

Фиксация отдельных строк или столбцов Щелкните по заголовку ниже фиксируемой строки или левее фиксируемого столбца. Выполните команду Окно > Фиксировать. Появится темная линия, указывающая на границу фиксации. Фиксация строки и столбца Выделите ячейку, расположенную сразу после фиксируемой строки и сразу правее фиксируемого столбца. Выполните команду Окно > Фиксировать. На экране появятся две линии, горизонтальная над этой ячейкой и вертикальная слева от этой ячейки. Теперь при прокрутке все строки выше и левее этих линий будут оставаться на своих местах. Удаление фиксации Для удаления фиксации строк или столбцов выполните команду Окно > Фиксировать. Флажок рядом с Фиксировать должен исчезнуть.

Разделение окна

Изменение внешнего вида заключается в разделении окна – разделение экрана. Экран можно разделить либо по горизонтали, либо по вертикали, или иметь и то и другое. Это позволяет в любой момент времени просматривать до четырех фрагментов листа. Для чего это нужно? Представьте, что у вас имеется большой лист и в одной из его ячеек находится число, используемое в трех формулах, находящихся в других ячейках. Используя разделение экрана, можно расположить ячейку, содержащую число, в одной секции, а каждую из ячеек с формулами в других секциях. Потом можно изменить число в ячейке и наблюдать, как это повлияет на содержимое ячеек с формулами.

Разделение экрана по горизонтали

Поместите курсор мыши в вертикальную полосу прокрутки, находящуюся с правой стороны экрана, и расположите курсор над маленькой кнопкой со стрелкой, расположенной сверху. Непосредственно над этой кнопкой видна толстая черная линия (рис. 7.12). Переместите курсор мыши на эту линию, в результате курсор изменит свою форму на линию с двумя стрелками (рис. 7.13). Удерживайте нажатой левую кнопку мыши, появится серая линия, проходящая через страницу. Перетаскивайте курсор вниз, при этом линия будет следовать за курсором. Отпустите кнопку мыши и экран разделится на два изображения, каждое из которых будет иметь свою вертикальную полосу прокрутки.

Разделение экрана по вертикали

Поместите курсор мыши в горизонтальную полосу прокрутки, находящуюся в нижней части экрана, и расположите курсор над маленькой кнопкой со стрелкой, расположенной справа. Непосредственно справа от этой кнопки видна толстая черная линия. Переместите курсор мыши на эту линию, в результате курсор изменит свою форму на линию с двумя стрелками. Удерживайте нажатой левую кнопку мыши, появится серая линия, проходящая через страницу. Перетаскивайте курсор влево, при этом линия будет следовать за курсором. Отпустите кнопку мыши и экран разделится на два изображения, каждое из которых будет иметь свою горизонтальную полосу прокрутки. Примечание Разделение экрана одновременно по горизонтали и вертикали даст четыре изображения, каждое со своей вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. СОВЕТ Можно также разделить экран, используя те же самые процедуры, что и для фиксации строк и столбцов. Следуйте этим указаниям, но вместо выполнения Окно > Фиксировать, используйте Окно > Разделить.

Ввод данных на лист

Ввод чисел Выделите ячейку и введите в нее число, используя верхний ряд клавиатуры или числовую клавиатуру. Для ввода отрицательного числа введите символ минуса (–) перед числом или заключите его в скобки ( ). По умолчанию числа имеют выравнивание вправо, а отрицательные числа имеют перед собой символ минуса. Ввод текста Выделите ячейку и введите в нее текст. Текст по умолчанию выравнивается влево. Ввод чисел в формате текста Если число вводится в формате 01481, Calc удалит предшествующий 0. Чтобы сохранить этот начальный ноль, в случае ввода телефонных кодов, например, введите перед числом символ апострофа, подобно: '01481. Однако данные теперь рассматриваются Calc как текст. Арифметические операции работать не будут. Число будет либо проигнорировано, или появится сообщение об ошибке. СОВЕТ Числа могут иметь начальные нули и рассматриваются как текст, если ячейка сформатирована соответствующим образом. Щелкните правой кнопкой по ячейке и выберите Формат ячеек > Число. Установка значения Начальные нули позволяет иметь числа с начальными нулями.

Внимание

Даже если вы объявляете переменную как текст, она может все же участвовать в арифметических операциях; однако результат таких операций может отличаться от ожидаемого. В некоторых случаях Calc будет выполнять арифметические операции в ячейке с текстом, имеет она символы (например, ABCD) или числа, которые вы отформатировали как текст. Более подробная информация приведена в Руководстве по Calc.

Ввод формул

Одно из назначений электронных таблиц — это вычисления, рассмотрим основные правила написания формул. Ввод формулы начинается со знака равенства, далее пишется сама формула. К примеру: “=4+16”. Записав такую формулу и нажав Enter, мы увидим в ячейке число 20. Конечно, формулы без переменных обычно не имеют особого смысла, поэтому теперь посмотрим, как использовать переменные, в качестве которых в OpenOffice.org Calc служат адреса ячеек. К примеру, если в A1 мы записали число 20, то после записи в B1 формулы =A1^2 и нажатия Enter в ячейке B1 появится число 400. Основные арифметические операции, доступные OpenOffice.org Calc: “+” — сложение; “-” — вычитание; “*” — умножение; “/” — деление; “^” — возведение в степень; “:” — задание диапазона..

Автопилот функций

В окне автопилота можно набирать функции и проверять правильность их набора; в зависимости от выбора категории список доступных функций будет изменяться. Кроме перечисленных выше категорий, для удобства добавлены Все и Недавно использованные.

В поле редактирования Формула отображается текущая формула, которую можно непосредственно редактировать — а можно, поставив курсор в необходимую позицию, дважды щёлкнуть по имени функции из списка, и выбранная функция вставится в окно ввода. Останется только либо ввести аргумент с клавиатуры, либо нажать кнопку:

Далее выберите ячейку, значение которой будет аргументом.

Простые вычисления

Пусть требуется вычислить A1+C5*B4; для этого: Нажмите =, после чего выберите ячейку A1. Затем нажмите + и выберите C5, нажмите * и, наконец, выберите B4. Таким способом с помощью клавиатуры можно быстро формировать формулы (ячейки можно выбирать и указателем мыши). После ввода “=” и какой-либо буквы OpenOffice.org Calc автоматически высвечивает имя функции, начинающейся на эту букву. Эта возможность позволяет набирать не всю формулу, а только первые её буквы, а дальше, если предложенная функция является именно той, которая нужна, останется только нажать Enter. Если необходимо передавать не адрес ячейки, а целую область — к примеру, необходимо просуммировать все значения в столбце A, начиная с адреса A2 по адрес A11. Можно написать “=A2+A3+...+A10+A11” — но гораздо проще будет написать “=Су”, затем воспользоваться подсказкой (Сумм) и, нажав Enter, в скобках вписать диапазон 'A2:A11'. Область рабочего листа задается указанием адреса левой верхней ячейки, далее ставится двоеточие и указывается правая нижняя ячейка. Область можно задать и с помощью мыши. :

Автозаполнение

Иногда требуется произвести однотипные вычисления для множества данных. Электронная таблица позволяет ввести формулу всего один раз — при её копировании в другую ячейку автоматически будет произведена замена параметров новыми значениями. Пусть стоит задача вычислить cos(x), где x задается в градусах. Для её решения выполним следующие действия: Введите в ячейку A1 текст “Угол”, в ячейку A2 — число “0”, в A3 — “1”. Выделите ячейку A2 и, не отпуская кнопки мыши, еще и ячейку A3. Выбор ячеек также можно сделать с помощью клавиш курсора: выбрать A2, затем нажать Shift-стрелка вниз. Далее наведите мышь на правый нижний угол выделенной области; курсор примет форму креста. Нажав и удерживая левую кнопку мыши, выделите красным прямоугольником область размером 360 ячеек, то есть последней выделенной ячейкой должна быть ячейка A361. При этом в желтом прямоугольнике подсказки появится число 360.

Автозаполнение

Пусть стоит задача вычислить cos(x), где x задается в градусах. В принципе было бы достаточно только ввести “1” и просто размножить ячейку, поскольку OpenOffice.org Calc по умолчанию размножает ячейки по арифметической прогрессии с приращением “1”. Если же удерживать Ctrl, то значения ячейки будут размножаться простым копированием. Теперь так же легко вычислим значения косинусов всех углов; для начала требуется вернуться в начало страницы при помощи Ctrl-Home (возвращение в начало листа) либо Ctrl-стрелка вверх (переход к верхнему полю блока). Введите в B1 “cos(угла)”, а в B2 латиницей “=c” и нажмите Enter; далее, переключившись на русский язык, “р”; Enter, стрелку влево и Enter. Итак, нажатием всего нескольких кнопок была введена формула “=COS(РАДИАНЫ(A2))”. Теперь, зацепив крестообразным курсором нижний правый край ячейки, размножим формулу на все значения углов. Результат — значения косинусов всех углов.

Формат ячеек

Все форматы для удобства разбиты по категориям. числовой; денежный; финансовый; дата; время; процентный; дробный; научный; логический; текстовый.

Диаграммы (1)

Для построения диаграммы из меню выбирается пункт Вставка->Диаграмма... В нашем случае первая строка является подписью оси x, поэтому оставляем галочку Первая строка как подпись. Область значений, записанная в поле Область, определилась автоматически, она, как и предполагалось, равна “$Лист1.$A$1:$B$361”.

Автоформат диаграммы (2)

В этом окне выбирается тип диаграммы

Автоформат диаграммы (3)

В этом окне уточняется вариант диаграммы

Автоформат диаграммы (4)

Укажем название диаграммы; поскольку на ней присутствует только одна зависимость, убираем галочку легенды. Вводим подписи осей X и Y.

Автоформат диаграммы (4)

Вид построенной диаграммы

Спасибо за внимание

Знакомство с OpenOffice.org

Кафедра фармакоинформатики ООо в учебном процессе тел. 771-81-52 корпус А.Невского 18, 3-й этаж Кафедральный сайт kit@ukrfa.kharkov.ua