Деловая беседа и совещание

Деловая беседа и совещание

Деловая беседа -

Речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Функции:

Поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий Обмен информацией Контроль над начатыми мероприятиями Взаимное общение работников из одной деловой среды Поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов Поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей.

Проведение деловой беседы

Основные этапы деловой беседы: Подготовительные мероприятия Начало беседы: установление контакта Информирование всех присутствующих Аргументирование Принятие решения Завершение деловой беседы

Определение места и времени встречи Составление плана деловой беседы с

установлением ее основных задач Прогноз возможного исхода беседы Сбор необходимой информации о будущем собеседнике Выбор наиболее веских аргументов и стратегий

Подготовительные мероприятия

Положение собеседника за столом

Положение сотрудничества Данная позиция подходит, если стороны переговоров разделяют одну и ту же точку зрения Это наиболее удачная позиция для выработки совместных решений

Положение собеседника за столом

Круглый стол Создает атмосферу дружеской неформальной беседы

Положение собеседника за столом

Оборонительно-соревновательное положение Участники делового разговора сидят за прямоугольным столом друг напротив друга Стол является барьером и создается атмосфера конкуренции Подходит для проведения переговоров

Положение собеседника за столом

Угловое положение Данное положение выбирают люди, находящиеся в дружеских отношениях

Положение собеседника за столом

Независимое положение Данную позицию занимают люди, которые не хотят сотрудничать друг с другом Обычно так садятся в кафе, библиотеках, парках и т.д.

Начало беседы

Задачи: Установить контакт с собеседником Создать благоприятную атмосферу для беседы Привлечь внимание к теме разговора Пробудить интерес собеседника

Начало беседы

Приемы начала беседы: Прием снятия напряженности – несколько приятных фраз, комплименты собеседнику Прием «зацепки» - может быть необычный вопрос, сравнения, личные впечатления, краткое изложение проблемы Прием стимулирования воображения – постановка ряда вопросов, которые должны быть рассмотрены в беседе, цель – пробудить интерес к беседе Прием прямого подхода – сразу сообщается цель разговора и переход к обсуждению проблемы (уместен для кратковременных, неважных бесед)

Рекомендации: Использовать стиль речи собеседника при передаче ему

информации Поставить себя на место собеседника (вы хотели бы узнать…) Учесть мотивы и уровень информированности собеседника Стремиться к диалогу Наблюдать за невербальными реакциями

Информирование

Правила: Профессионализм Ясность изложения Наглядность Повторение

основных мыслей Продуманная внезапность, чувство юмора Разумный объем информации Целеустремленность

Информирование

Аргументы должны быть точными и убедительными Способ и скорость

представления аргументации должны соответствовать типу темперамента Излагать преимущества или последствия фактов, а не просто их перечисление

Аргументирование

Фундаментальный – собеседника знакомят с фактами и сведениями, которые

лежат в основе вашего доказательства Метод извлечения выводов – четкая аргументация, которая выводится шаг за шагом посредством частичных выводов Метод «да, но…» - сначала Вы соглашаетесь с деловым партнером, но потом даете противоположное мнение

Логические методы аргументирования

Метод сравнения – сравнения необходимо подбирать тщательно Метод

«бумеранга» - дает возможность использовать «оружие» партнера против него самого. Метод игнорирования - если факт нельзя опровергнуть, можно его игнорировать Метод противоречия – выявление противоречий в аргументации противника.

Логические методы аргументирования

Техника изоляции – выдергивание отдельных фраз из выступления и их

пересказывание с противоположным смыслом Техника изменения направления – собеседник переходит к другому вопросу, которые не имеет отношения к делу Техника ввода в заблуждение – деловой партнер собирает разную информацию, которая запутана и пытается ее перемешать

Спекулятивные методы игнорирования (уловки в деловых разговорах)

Ступень главных аргументов – преподносятся в процессе аргументации

Ступень вспомогательных аргументов – подкрепляют главные аргументы Ступень фактов – доказательства для вспомогательных и главных аргументов

Ступени процесса аргументации

Методы убеждения

Метод положительных ответов – построить вопросы так, чтобы на первые из них собеседник смог дать положительные ответы Метод классической риторики – сначала Вы соглашаетесь с собеседником, а потом неожиданно опровергаете информацию

Принятие решения

В форме авторитарного принятия решения одним и добровольного либо вынужденного согласия другого В стиле сотрудничества: Поэтапные решения Альтернативные решения Ключевой вопрос Гипотетический подход

Завершение деловой беседы

Условия завершения деловой беседы: Беседа направлена в нужное русло Все приведенные аргументы убедили собеседника Собеседник получил от Вас ответы на все вопросы Вы получили всю необходимую информацию и сделали выводы Создание благоприятной атмосферы для завершения деловой беседы

Основные принципы успешного ведения деловой беседы:

Привлечь внимание собеседника (начало беседы) Заинтересовать собеседника (передача информации) Детальное обоснование (аргументация) Выявить интересы и устранить сомнения (парировать замечания) Преобразование интересов собеседника в окончательное решение (принятие решения)

Деловое совещание

Совещание – вид делового общения, целью которого является описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания – это предмет его обсуждения Существуют различные виды деловых совещаний: Информативное Совещание с целью принятия решения (оперативное) Творческое

Подготовка к проведению совещания

Сначала принимается решение о его проведении, составляется повестка дня (все обсуждаемые вопросы), дата и время начала Целесообразно указать продолжительность совещания, состав участников, подготовить помещения для проведения совещания Состав участников – на совещание приглашаются те участники, присутствие которых необходимо, и которые вовлечены в решение рассматриваемых вопросов Необходимо также подобрать правильное время для проведения заседания Выступающим участникам необходимо заранее подготовить доклад

Проведение совещания

Один из участников совещания ведет протокол Ведущий, как правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще раз о его цели, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протокола Вопросы в повестке дня формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климат Выбирается стиль ведения совещания

Проведение совещания

Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущий должен уметь правильно организовать дискуссию Необходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность, выслушивать их мнение Спор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента. Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы)

Психологические типы участников совещания

позитивист спорщик словоохотливый расспрашивающий Также существуют и другие типы участников: агрессор – характеризуется тем, что критикует всех подряд удалившийся – не склонен обсуждать вопросы, перескакивает на личные темы адвокат дьявола - заведомо задает такие вопросы, которые ведут в тупик

Принятие решений на совещаниях

Каждое деловое совещание завершается принятием тех или иных решений Этапы принятия решений: Создание благоприятной атмосферы для проведения совещания Определение проблемы Определение целей делового совещания Выработка альтернатив Выработка совместного решения После принятия решений участникам совещания раздают поручения или ставят определенные задачи

Завершение заседания

В завершении любого совещания всегда подводят итоги. Ведущему обобщает все положения, называет принятые решения Завершать заседание рекомендуется в четко назначенное время. Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение) Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол

Протокол совещания

Наименование учреждения название документа (протокол) дата заседания место заседания председатель (лицо, проводящее совещание) секретарь (лицо, которое ведет протокол) список присутствующих повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов) текст (слушали-приняли) результаты голосования (необходим кворум) необходимые подписи

Спор – это процесс обсуждения проблемы, при котором каждая из сторон

отстаивает свое мнение.

Виды спора: Дискуссия – публичный спор, целью которого является выяснение и сопоставление различных точек зрения, поиск и выявление истины, нахождение решения вопроса, удовлетворяющего все стороны Диспут – публичный спор на научную или общественную тему Полемика – спор, при котором имеется конфронтация, противоборство идей и речей, борьба принципиально противоположных мнений. Цель –опровергнуть чужую точку зрения, утвердить собственную позицию. Прения (дебаты) – обмен мнениями, обсуждение вопросов после докладов, сообщений, выступлений

Классификация споров:

По цели: спор из – за истины Спор для убеждения оппонента Спор для одержания победы Спор ради спора По значимости проблемы: По числу участников: По форме проведения: