Библиотеки
<<  Интеллектуальная игра по теме: «Пермский край» Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда  >>
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Официальная информация
Официальная информация
Официальная информация
Официальная информация
1. Общие положения
1. Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
Общие положения
2. Единицы учета библиотечного фонда
2. Единицы учета библиотечного фонда
Единицы учета БФ
Единицы учета БФ
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3. Учет док-тов по видам и категориям
3.1.7. Картографические издания учитываются в экз
3.1.7. Картографические издания учитываются в экз
3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и
3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
. 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
. 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
4. Учет поступления документов в библиотечный фонд
Раздел 4
Раздел 4
4 раздел
4 раздел
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Маркировка документов
Маркировка документов
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
Раздел 4
6. Учет итогов движения библиотечного фонда
6. Учет итогов движения библиотечного фонда
Раздел 6
Раздел 6
8. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
8. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
Раздел 8
Раздел 8
Раздел 8
Раздел 8
Раздел 8
Раздел 8
Формы учетных документов
Формы учетных документов

Презентация: «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда». Автор: INTERNET. Файл: «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда.ppt». Размер zip-архива: 851 КБ.

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

содержание презентации «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда.ppt»
СлайдТекст
1 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

Нохрина Валентина Алексеевна, зав. Отделом комплектования и обработки документов ФГБНУ ЦНСХБ Москва 2015

2 Официальная информация

Официальная информация

«Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 и зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 мая 2013г., (регистрационный № 28390); опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г.) Документ введён в действие 3 июня 2013 г. взамен «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998г.), отмененной приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 623.

3 Официальная информация

Официальная информация

Порядок учета предназначен для библиотек, подведомственных Министерству культуры Российской Федерации, может быть использован в деятельности библиотек всех видов и типов вне зависимости от ведомственной принадлежности и юридического статуса (самостоятельное юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица), органами научно-технической информации, а также федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления муниципальных образований.

4 1. Общие положения

1. Общие положения

Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда

5 Общие положения

Общие положения

1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.

6 Общие положения

Общие положения

1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.

7 Общие положения

Общие положения

1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.

8 Общие положения

Общие положения

1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части: "Поступление документов в библиотечный фонд", "Выбытие документов из библиотечного фонда", "Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода". Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.

9 Общие положения

Общие положения

1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

10 2. Единицы учета библиотечного фонда

2. Единицы учета библиотечного фонда

1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица)

11 Единицы учета БФ

Единицы учета БФ

2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.

12 3. Учет док-тов по видам и категориям

3. Учет док-тов по видам и категориям

3.1.К печатным изданиям относятся тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.

13 3. Учет док-тов по видам и категориям

3. Учет док-тов по видам и категориям

3.1 К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация),

14 3. Учет док-тов по видам и категориям

3. Учет док-тов по видам и категориям

3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются: каждое отдельное издание (книга, брошюра); каждое входящее в конволют издание; каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие; каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке; каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную); отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.

15 3. Учет док-тов по видам и категориям

3. Учет док-тов по видам и категориям

3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством. Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия. Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия. Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название. Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.

16 3. Учет док-тов по видам и категориям

3. Учет док-тов по видам и категориям

3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях. Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия. Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.

17 3.1.7. Картографические издания учитываются в экз

3.1.7. Картографические издания учитываются в экз

и названиях 3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).

18 3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и

3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и

названиях. Как один экземпляр и одно название учитываются: депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы; неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке. Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).

19 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).

20 . 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

. 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.

21 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.

22 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582)1

23 4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4. Учет поступления документов в библиотечный фонд

4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указываются фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.

24 Раздел 4

Раздел 4

4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.

25 4 раздел

4 раздел

Оценка периодических изданий не производится, поскольку периодические издания, согласно правилам бухгалтерского учета (приказ Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 №157н), учитываются на забалансовом счете в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты), один рубль.

26 Раздел 4

Раздел 4

4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.

27 Раздел 4

Раздел 4

4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2. Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

28 Раздел 4

Раздел 4

4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.

29 Раздел 4

Раздел 4

4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

30 Раздел 4

Раздел 4

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке. Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

31 Раздел 4

Раздел 4

4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных. Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке, штрих-код

32 Маркировка документов

Маркировка документов

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

33 Раздел 4

Раздел 4

4.8. На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее - ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества.

34 Раздел 4

Раздел 4

4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.

35 Раздел 4

Раздел 4

4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.

36 6. Учет итогов движения библиотечного фонда

6. Учет итогов движения библиотечного фонда

6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года. Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года

37 Раздел 6

Раздел 6

6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности. Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.

38 8. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда

8. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда

8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.

39 Раздел 8

Раздел 8

8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 N18380.

40 Раздел 8

Раздел 8

8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).

41 Раздел 8

Раздел 8

В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки). 8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.

42 Формы учетных документов

Формы учетных документов

Формы учетных док-тов представлены отдельным файлом и могут использоваться б-ками для учета БФ Формы представляет А.А. Донцова

«Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»
http://900igr.net/prezentacija/literatura/porjadok-ucheta-dokumentov-vkhodjaschikh-v-sostav-bibliotechnogo-fonda-127727.html
cсылка на страницу

Библиотеки

35 презентаций о библиотеках
Урок

Литература

183 темы
Слайды
900igr.net > Презентации по литературе > Библиотеки > Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда