Библиотеки
<<  Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда Пермский звериный стиль  >>
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые
Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые
Порядок учета документов…
Порядок учета документов…
Порядок учета
Порядок учета
Формы учетных документов
Формы учетных документов
Формы учетных документов
Формы учетных документов
Единицы учета
Единицы учета
Порядок учета
Порядок учета
Порядок учета
Порядок учета
Учет электронных документов
Учет электронных документов
Документы на съемных носителях
Документы на съемных носителях
Компакт-диски
Компакт-диски
Компакт-диски
Компакт-диски
Флеш-карты
Флеш-карты
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые локальные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы
Учет выбытия электронных сетевых документов
Учет выбытия электронных сетевых документов
Учет итогов движения фонда электронных сетевых документов
Учет итогов движения фонда электронных сетевых документов
Проверка наличия электронных сетевых документов
Проверка наличия электронных сетевых документов
Делопроизводство в организации учёта библиотечного фонда
Делопроизводство в организации учёта библиотечного фонда
Статистическая отчетность
Статистическая отчетность
ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика
ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика
Форма 6-НК (предложения)
Форма 6-НК (предложения)
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Спасибо за внимание
Спасибо за внимание

Презентация на тему: «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда». Автор: zinf1a. Файл: «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда.ppt». Размер zip-архива: 646 КБ.

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

содержание презентации «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда.ppt»
СлайдТекст
1 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

Электронные документы. Голендухина Елена Борисовна Заведующая отделом электронных ресурсов СОУНБ им. В.Г.Белинского

2 Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые

Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые

библиотекой ее пользователям; включая документы, имеющиеся в библиотеке, и удаленные ресурсы, для которых оформлены права доступа, постоянного или временного значения". Международный стандарт ISO 2789:2006 «Информация и документация. Международная библиотечная статистика». "Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда", утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации 8 октября 2012 г. №1077, введен в действие 3 июня 2013 г. взамен «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998г.). Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда с комментариями и приложениями. Руководство РБА. Утверждено на ХХ Ежегодной конференции РБА (Самара, 21 мая 2015 г.)

3 Порядок учета документов…

Порядок учета документов…

Документ потребует уточнений и доработки. Он будет дополняться и совершенствоваться в связи с принятием новых нормативных документов, по мере накопления опыта работы с электронными сетевыми ресурсами и другими документами. «Как следует из текста, термины для обозначения сетевых электронных документов приняты условно, поскольку они не имеют определений в отечественных нормативных документах, а жанр такого документа, как "порядок", не позволяет утверждать новую терминологию. Но эти термины согласуются с международной терминологией, поэтому будем пользоваться ими до их официального подтверждения или утверждения новых понятий в российских стандартах» (Н.И.Хахалева, РГБ).

4 Порядок учета

Порядок учета

Общие положения

Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки). Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя. Виды электронных документов - Электронные документы на съемных носителях Электронные сетевые документы: •Сетевые локальные документы •Инсталлированные документы •Сетевые удаленные документы

5 Формы учетных документов

Формы учетных документов

Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. Электронные документы – Реестр индивидуального и суммарного учета. Рекомендуется ведение Реестров суммарного и индивидуального учета раздельно: для документов на материальных (физических) носителях и для электронных документов. Последние могут учитываться в одном реестре, например, реестр суммарного учета сетевых электронных документов или в отдельных реестрах для инсталлированных, сетевых локальных документов, сетевых удаленных документов. Сайт РБА. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями.- М., 2014.- 52 с.; Приложения. Примерные формы и образцы учетных документов.- 22с. - http://www.rba.ru/content/news/vid_news_str.php?id=3316

6 Формы учетных документов

Формы учетных документов

Примерные формы и образцы основных учётных документов не носят строго регламентированного характера, их можно видоизменять, дополнять, редактировать, использовать в соответствии с типом библиотеки, объёмом фонда, традициями учёта, решаемыми задачами, наличием автоматизированной библиотечной системы, её особенностями и т.д. Единственный документ, форма которого носит регламентированный характер — это форма «Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда».

7 Единицы учета

Единицы учета

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название. В «Порядке учета» сохранена обобщающая единица учета фонда – «экземпляр» для обозначения унифицированного показателя величины библиотечного фонда, но при этом допускается высокий уровень условности в использовании данного термина. Под показателем «количество экземпляров» суммируются: отдельные физические единицы на пленочных и иных видах носителей информации (рулоны микрофильмов, микрофиши (пластины), слайды, бобины, диски, кассеты); файлы на уровне электронных копий отдельных физических единиц оригиналов; базы данных инсталлированных электронных документов и включенные в них полнотекстовые электронные документы; базы данных удаленных сетевых ресурсов и включенные в них полнотекстовые электронные документы, имеющие самостоятельное заглавие.

8 Порядок учета

Порядок учета

Общие положения

Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки. В библиотеках со сложной системой фондов необходимо сочетание учетных форм на общебиблиотечном и локальном уровнях. Например: Реестры инсталлированных и сетевых локальных документов ведутся подразделениями или ответственными лицами, выделенными в библиотеках, исходя из организационно-технологической целесообразности.

9 Порядок учета

Порядок учета

Общие положения

Для того чтобы в максимальной степени использовать все возможности Порядка учёта и Руководства, на их основе каждой библиотеке необходимо разработать собственный внутренний документ по порядку учёта с отражением своей специфики. (например - Инструкцию по учету библиотечных фондов, Правила ведения учета фонда, Порядок учета фонда библиотеки и т.п.)

10 Учет электронных документов

Учет электронных документов

Виды электронных документов К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее -сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее -сетевые удаленные документы).

11 Документы на съемных носителях

Документы на съемных носителях

Компакт-диски.

Документы на компакт-дисках разделяются по своему функциональному назначению: 1. Завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой; 2. Приложение к печатному изданию; 3. Версия баз данных, которая предназначена исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки; 4. Архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки. Учету подлежат все виды перечисленных документов на компакт-дисках. Не подлежат учету компакт-диски технического назначения, предназначенные для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющие функцию промежуточного носителя.

12 Компакт-диски

Компакт-диски

Документы на компакт-дисках: 1. Завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой; 2. Приложение к печатному изданию; 3. Версия баз данных, которая предназначена исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки – это в основном мастер-копии ; внутренний учет по решению администрации. 4. Архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки; внутренний учет по решению администрации. Рекомендации: учет экземплярности электронных копий на основе выделения мастер-копий, архивных копий и пользовательских копий осуществлять во внутреннем учете фонда по решению администрации библиотеки. В статистический учет включать электронные документы только в формате представления (пользовательские копии).

13 Компакт-диски

Компакт-диски

Как одно название учитываются: отдельно выпущенный компакт-диск; каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий; комплект компакт-дисков, объединенных общим названием; изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию. Формы учета – Реестры индивидуального и суммарного учета (инвентарная книга, книга суммарного учета библиотечного фонда).

14 Флеш-карты

Флеш-карты

Если носитель записан один раз и перезаписи не подлежит, то его следует рассматривать как электронное издание и учитывать как одно название и один экземпляр (учет компакт-дисков). ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика Единицей подсчета количества электронных документов является: экземпляр и название компакт-диска, дискеты, флэш-карты для электронных документов на съемных носителях. Для перезаписываемых носителей В документах на флеш-картах как одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие

15 Инсталлированные документы

Инсталлированные документы

Инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки. Примеры: базы данных компаний «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и т.п. Если такие документы приобретаются библиотекой для совместного использования сотрудниками в служебных целях (для бухгалтера, юриста и т.д.) и для обслуживания читателей, они учитываются в составе фонда библиотеки. Специализированные базы данных, приобретаемые библиотекой исключительно в служебных целях (например, 1С Бухгалтерия, «Декларант Плюс» и т.д.), в библиотечный фонд не включаются и не подлежат учету.

16 Инсталлированные документы

Инсталлированные документы

Инсталлированные документы учитываются на уровне баз данных и включенных них отдельных полнотекстовых документов, имеющих самостоятельные заглавия. Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Единицы учета электронных документов определены в соответствии с международным стандартом по библиотечной статистике (ИСО 2789), согласно которому единицу учета «название» можно интерпретировать как «информационную единицу, доступную пользователю».

17 Инсталлированные документы

Инсталлированные документы

Индивидуальный учет электронных инсталлированных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). (Каждая БД в Реестр индивидуального учета заносится отдельно) Суммарный учет поступления электронных инсталлированных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.

18 Инсталлированные документы

Инсталлированные документы

КонсультантПлюс- «срок окончания права доступа» – по Договору – в течение неопределенного срока – бессрочный. В Приложении к Договору с УралРелком обозначены все доступные БД. Консультант Плюс - Меню - сервис – статистика (отображено количество документов в БД). ГАРАНТ – Помощь - строка" Информация о комплекте". (информация о количестве БД и документов в комплекте).

19 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
20 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
21 Сетевые локальные документы

Сетевые локальные документы

Сетевые локальные документы образуют в библиотеках электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, которые включают преимущественно оцифрованные библиотекой документы, но могут включать и документы в цифровой форме, приобретенные путем покупки или полученные безвозмездно.

22 Сетевые локальные документы

Сетевые локальные документы

Рекомендуется: сетевые локальные документы учитывать на уровне копий отдельных, физически обособленных единиц оригинала (лист листового издания, том книжного издания, номер журнала, номер газеты) и отдельных произведений документов электронного происхождения. как одно название документа учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. учет экземплярности электронных копий на основе выделения мастер- копий и архивных копий осуществлять во внутреннем учете фонда по решению администрации библиотеки. в статистический учет включать электронные документы только в формате представления (пользовательские копии). Если в фонд поступает электронный сетевой локальный документ, состоящий из множества файлов даже в различных форматах, он учитывается как одна единица.

23 Сетевые локальные документы

Сетевые локальные документы

Индивидуальный учет Реестр учета электронных сетевых локальных документов представляет собой учетно-регистрационную базу данных, включающую идентификационные сведения об электронных сетевых локальных документах (дата записи в регистре, идентификационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа и информацию о загрузке документа в электронную библиотеку.

24 Сетевые локальные документы

Сетевые локальные документы

Суммарный учет – В реестр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость с указанием даты загрузки поступлений в систему. Сведения об электронных копиях, изготовленных на собственной базе библиотеки, вносятся в электронный реестр на основе Накладной на внутреннее перемещение документов, Накладной на передачу готовой продукции в места хранения. Составление накладной и внесение сведений в реестр осуществляются с периодичностью, установленной в библиотеке и утвержденной в Учетной политике (например, один раз в месяц. Стоимость партии документов определяется производственным подразделением на основе затратного метода (путем калькуляции произведенных затрат).

25 Сетевые удаленные документы

Сетевые удаленные документы

Сетевые удаленные документы, к которым библиотека приобретает доступ, могут представлять: продукцию издателей и (или) агрегаторов; электронные фонды или коллекции других библиотек (электронный фонд Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина, электронная библиотека диссертаций Российской государственной библиотеки, электронная библиотека авторефератов диссертаций Российской национальной библиотеки, Национальная электронная библиотека и др.); свободные интернет-ресурсы, отобранные библиотекой и включенные в свои навигационно-поисковые системы.

26 Сетевые удаленные документы

Сетевые удаленные документы

Внутрибиблиотечный учет сетевых удаленных документов, как части библиотечного фонда, находящейся в доступе, рекомендуется вести в отношении только лицензионных ресурсов издателей и агрегаторов. Что касается электронных фондов или коллекций других библиотек, а также свободных интернет-ресурсов, включенных в свои навигационно-поисковые системы, их учет может вестись в библиотеке в управленческих целях.

27 Сетевые удаленные документы

Сетевые удаленные документы

Лицензионная продукция издателей и (или) агрегаторов

Учитывается как часть библиотечного фонда, находящаяся в доступе

Электронные фонды или коллекции других библиотек, доступные через виртуальные читальные залы

Могут учитываться в системе взаимоиспользования библиотечных ресурсов

Свободные интернет- ресурсы.

Могут учитываться в управленческих целях

28 Сетевые удаленные документы

Сетевые удаленные документы

Индивидуальный учет осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр включаются основные характеристики базы данных (пакета): название БД, производитель, платформа и (или) адрес входа; срок окончания доступа; количество названий, входящих в БД. Срок окончания доступа БД «ЛитРес» – до окончания лимита выгрузок

29 Сетевые удаленные документы

Сетевые удаленные документы

Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

30 Учет выбытия электронных сетевых документов

Учет выбытия электронных сетевых документов

Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Причина исключения - утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных сетевых удаленных документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

31 Учет итогов движения фонда электронных сетевых документов

Учет итогов движения фонда электронных сетевых документов

Итоги движения фондов подводятся в Реестре суммарного учета библиотечного фонда на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года. Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года. Итоговые данные о документах на физических носителях, электронных инсталлированных, сетевых локальных документах, электронных сетевых удаленных документах представляются раздельно.

32 Проверка наличия электронных сетевых документов

Проверка наличия электронных сетевых документов

Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета. Проверка фонда сетевых локальных документов может осуществляться путем автоматического сопоставления библиографических записей с полнотекстовыми файлами. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

33 Делопроизводство в организации учёта библиотечного фонда

Делопроизводство в организации учёта библиотечного фонда

Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).

34 Статистическая отчетность

Статистическая отчетность

Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда: соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики. Разработчики «Порядка учета...» ввели в новый документ основ­ные параметры учета сетевых удаленных ресур­сов и вместе с тем подготовили предложения по внесению изменений в статистическую форму 6-НК по раздельному учету библиотечного фон­да на физических носителях, сетевых локальных документов как электронной (цифровой) библио­теки, инсталлированных документов, сетевых удаленных лицензионных документов. Общую величину библиотечного фонда РБА рекомендует представлять дифференцированно – фонд во владении и фонд в доступе. В государствен­ную статистику формы 6-НК предлагается внес­ти как основную единицу учета сетевых локальных документов, или электронной (циф­ровой) библиотеки, — «название». При сумми­ровании с другими частями фонда «название» будет приравниваться к «экземпляру».

35 ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика

ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика

4.4 Приведенные в настоящем стандарте показатели применяются избирательно, в зависимости от специфики библиотеки, состава ее фондов, перечня оказываемых услуг и исходя из конкретных целей сбора первичных статистических данных. Обязательными показателями являются те, которые относятся к официальному статистическому учету и подлежат отражению в статистических формах установленного образца.

36 Форма 6-НК (предложения)

Форма 6-НК (предложения)

37 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
38 Спасибо за внимание

Спасибо за внимание

СОУНБ им. В.Г.Белинского Отдел электронных ресурсов Тел. 359-80-61 E-mail: z_inf@library.uraic.ru

«Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»
http://900igr.net/prezentacija/literatura/porjadok-ucheta-dokumentov-vkhodjaschikh-v-sostav-bibliotechnogo-fonda-242417.html
cсылка на страницу
Урок

Литература

183 темы
Слайды
900igr.net > Презентации по литературе > Библиотеки > Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда