Без темы
<<  Организация учетных действий для ОС и ТМЦ в эксплуатации От знаний к действию  >>
Основные требования документированной процедуры "Управление записями"
Основные требования документированной процедуры "Управление записями"
Цель семинара
Цель семинара
Документы, регламентирующие управление записями в ТГУ
Документы, регламентирующие управление записями в ТГУ
Область применения
Область применения
Что же такое «запись»
Что же такое «запись»
Общие положения документированной процедуры «Управление записями»
Общие положения документированной процедуры «Управление записями»
Разработка записей
Разработка записей
Внимание
Внимание
Введение записей
Введение записей
Идентификация записей
Идентификация записей
Пример формы записи
Пример формы записи
Хранение, защита и восстановление записей
Хранение, защита и восстановление записей
Изъятие и уничтожение записей
Изъятие и уничтожение записей
Где найти:
Где найти:
Ответ на вопрос
Ответ на вопрос
Спасибо за внимание
Спасибо за внимание

Презентация на тему: «Основные требования документированной процедуры "Управление записями"». Автор: user. Файл: «Основные требования документированной процедуры "Управление записями".pptx». Размер zip-архива: 537 КБ.

Основные требования документированной процедуры "Управление записями"

содержание презентации «Основные требования документированной процедуры "Управление записями".pptx»
СлайдТекст
1 Основные требования документированной процедуры "Управление записями"

Основные требования документированной процедуры "Управление записями"

Информационный семинар 2015 г.

2 Цель семинара

Цель семинара

Знакомство с требованиями документированной процедуры «Управление записями» ; подготовка к инспекционному аудиту 2016 г; снижение доли несоответствий, выявляемых при внутренних аудитах, в части записей.

3 Документы, регламентирующие управление записями в ТГУ

Документы, регламентирующие управление записями в ТГУ

ГОСТ РВ 0015-002-2012 Система разработки и постановки на производство военной техники; Руководство по качеству; Документированная процедура «Управление записями»; Карта процесса «Управление записями» (в рамках процедуры «Управление записями»); Положение о документационном обеспечении управления; Номенклатура дел ТГУ.

4 Область применения

Область применения

Все подразделения и должностные лица, входящие в область распространения СМК ТГУ

5 Что же такое «запись»

Что же такое «запись»

Гост iso 9000-2011

Например

Журналы; Отчеты; Планы; Протоколы; Акты и т.д.

Запись (record): документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Примечания: Записи могут использоваться, например, для документирования, прослеживаемости и свидетельства проведения верификации (3.8.4), предупреждающих действий и корректирующих действий.

6 Общие положения документированной процедуры «Управление записями»

Общие положения документированной процедуры «Управление записями»

Процедура управления записями устанавливает единый порядок:

Документированная процедура «Управление записями», пр. № 4653 от 31.12.2014

Перечень записей подразделения/процесса должен быть установлен в соответствующей документации подразделения/процесса. (Например, могут быть установлены: в картах процесса, в инструкциях, номенклатуре дел, в приказах, в распоряжениях и т.д. )

Перечень обязательных записей в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ РВ 0015-002-2012 определен в приложении А документированной процедуры «Управление записями»!

Создания (разработку) записей; идентификации записей; рассылки записей; хранения, защиты, восстановления записей; изъятия и уничтожения записей.

7 Разработка записей

Разработка записей

Записи ведутся на основании установленных форм. Решение о ведении записей и использовании той или иной формы принимает РСП с учетом требований документов как внешнего (в том числе документов по стандартизации ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012), так и внутреннего происхождения. Требования к форме записи и требования к ее содержанию могут быть утверждены: внутренними документами ТГУ: руководство по качеству, документированные процедуры, положения, инструкции, порядки, правила, приказы, распоряжения и т.д.; документами внешнего происхождения (например, унифицированные формы).

Основные требования, предъявляемые к формам записей:

Наглядность и четкость построения; унификация; исключение дублирования информации.

8 Внимание

Внимание

Оформлять записи необходимо в строгом соответствии с установленной формой, если в ходе работы необходимо отклонение от формы, ее необходимо утвердить как рекомендуемую, но только в случае действительной необходимости!

9 Введение записей

Введение записей

Данные, занесенные в формы, не должны допускать неоднозначного прочтения и должны быть понятны всем заинтересованным лицам. Информация в записях должна быть четкой для обеспечения снятия качественных копий. В случае отсутствия (невозможности получения) требуемых данных для заполнения форм в соответствующих графах ставится прочерк. Страницы записей должны быть пронумерованы, если страниц более одной. Подлинность и достоверность всех данных заверяется подписью с расшифровкой фамилии лица, отвечающего за сбор и внесение в формы этих данных. Достоверность и подлинность данных записей, ведущихся в электронном виде, подтверждается путем ограничения доступа к данным видам записей (установление парольной защиты к операционной системе, АИСУ, ограничение доступа в помещение). Сбор, регистрацию и обработку информации для записей осуществляет ответственный за ведение данного вида записей. Ответственность за ведение записей устанавливается в соответствующих организационных и распорядительных документах.

10 Идентификация записей

Идентификация записей

Идентификация документов: присвоение документам условного обозначения (идентификатора), установленного в НД с целью их однозначной и четкой маркировки.

Записи, в зависимости от вида, могут содержать следующие данные, предназначенные для их идентификации: наименование записи; фамилия, инициалы, должность, подпись должностных лиц, создавших запись; дата заполнения/согласования/утверждения. Кроме указанных данных записи должны содержать все необходимые сведения, определенные формой, позволяющие классифицировать и систематизировать их по заданному признаку.

11 Пример формы записи

Пример формы записи

12 Хранение, защита и восстановление записей

Хранение, защита и восстановление записей

Защита записей обеспечивается путем соблюдения условий хранения записей, а также ограничением доступа к определенным видам записей. В структурных подразделениях записи могут храниться на бумажных и/или электронных носителях (в зависимости от вида записей). Обеспечение сохранности записей обеспечивают руководитель структурного подразделения (РСП) или ответственные за делопроизводство в подразделении (назначаются распоряжением РСП). Срок хранения записей установлен в Номенклатуре дел ТГУ.

13 Изъятие и уничтожение записей

Изъятие и уничтожение записей

Изъятие и уничтожение (действие в отношении документации, предпринятое для предотвращения ее использования в связи с ее заменой или окончанием срока хранения) записей производится после окончания их срока оперативного хранения (в соответствии с Номенклатурой дел ТГУ) с последующим уничтожением или хранением как устаревшего документа. Архивное хранение записей и их уничтожение осуществляется согласно Положению о документационном обеспечении управления ТГУ .

14 Где найти:

Где найти:

Материалы настоящего обучающего семинара будут доступны по ссылке: http://cnit.tltsu.ru/sites/site.php?s=117&m=39789 Все документированные процедуры, карты процессов и иная документация СМК ТГУ размещена по ссылке: http://cnit.tltsu.ru/sites/site.php?s=117&m=51285

15 Ответ на вопрос

Ответ на вопрос

Вопрос: «Частота изменений некоторых записей велика, надо ли каждую новую версию хранить в бумажном виде, или же можно хранить в электронном виде?» Ответ: «Запись должна храниться в таком виде и форме, как это предусмотрено в документе, устанавливающем форму и вид записи».

16 Спасибо за внимание

Спасибо за внимание

«Основные требования документированной процедуры "Управление записями"»
http://900igr.net/prezentacija/matematika/osnovnye-trebovanija-dokumentirovannoj-protsedury-upravlenie-zapisjami-248517.html
cсылка на страницу
Урок

Математика

71 тема
Слайды
900igr.net > Презентации по математике > Без темы > Основные требования документированной процедуры "Управление записями"