Паспорт проекта «Название проекта»

Паспорт проекта «Название проекта»

1

Согласовано:

Руководитель, курирующий подразделение Заказчика

_______________ ФИО (дата, подпись)

Старший директор по ИТ

_______________ ФИО (дата, подпись)

Директор по ИТ

_______________ ФИО (дата, подпись)

Заказчик

_______________ ФИО (дата, подпись)

Начальник отдела управления проектами

_______________ ФИО (дата, подпись)

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Информация о документе

2

Название документа

Паспорт проекта

Название проекта

<Официальное название проекта>

Краткое название проекта

<Краткое название проекта>

Подразделение разработчик

<Подразделение, ответственное за разработку паспорта проекта, в общем случае – Управление развития ИТ>

Руководитель подразделения-разработчика

<Руководитель подразделения разработчика – Руководитель проектного офиса (начальник отдела управления проектами)>

Разработчик документа

<Сотрудник, ответственный за разработку паспорта проекта>

Телефон разработчика

<Внутренний телефон разработчика>

Статус документа

<Проект/Временный/Действующий/Отменен>

Уровень доступа

<Общий/Конфиденциальный> Конфиденциальный по особому распоряжению Старшего директора по ИТ.

Количество страниц

<Кол-во страниц, цифра>

Дата утверждения

<Укажите дату утверждения документа>

Высшая школа экономики, Москва, 2015

История изменений документа

3

Версия

Дата

Изменения

Автор

Основание

1.0

<Дд.Мм.Гггг>

Создание документа

<Фамилия И.О.>

<Решение коллегиального органа или уполномоченного лица>

1.1

<Дд.Мм.Гггг>

<Описание внесенных изменений>

<Фамилия И.О.>

<Решение коллегиального органа или уполномоченного лица>

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Содержание

Соответствие критериям проекта-------------------------------------------------- Описание проекта----------------------------------------------------------------------- Описание системы---------------------------------------------------------------------- План проекта----------------------------------------------------------------------------- Финансовый план-график проекта ---------------------------------------------- Команда проекта ----------------------------------------------------------------------- Риски проекта ---------------------------------------------------------------------------

5 6 9 10 11 12 14

4

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Соответствие критериям проекта

Количественные критерии

Соответствие критерию

Качественные критерии

Соответствие критерию

Продолжительность реализации проекта более 2 месяцев.

Бюджет проекта более 1 млн.руб.

По результатам реализации проекта будет создан новый для НИУ ВШЭ продукт.

5

Соответствует Продолжительность проекта N месяца.

Соответствует Бюджет проекта – n млн.руб.

Соответствует <Необходимо указать, что будет внедрено по результатам реализации проекта.>

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Описание проекта (слайд 1 из 3)

Цели проекта (<указать 2-3 цели проекта, желательно имеющие количественные характеристики>)

Результаты и критерии достижения целей (<указать результаты проекта и критерии достижения каждой из целей>)

Цель 1 Цель 2 Цель 3

Результаты и критерии достижения цели 1 Результаты и критерии достижения цели 2 Результаты и критерии достижения цели 3

6

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Описание проекта (слайд 2 из 3)

Задачи проекта (<указать задачи проекта, решение которых и приведет к достижению целей>)

Разработка системы автоматизации процессов Подразделения осуществляется в соответствии с «Этапами автоматизации процессов ВШЭ».

Например: Разработать и утвердить техническое задание в соответствии с требованиями на автоматизацию Заказчика. Осуществить выбор решения и исполнителя для автоматизации процессов Подразделения, заключить необходимые договоры. Разработать заявленную в техническом задании функциональность системы автоматизации процессов Подразделения и необходимую эксплуатационную документацию. Провести тестирование функционала на соответствие требованиям Заказчика и обучить пользователей работе с системой. Провести опытно-промышленную эксплуатацию системы автоматизации процессов Подразделения и запустить ее в промышленную эксплуатацию.

7

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Описание проекта (слайд 3 из 3)

Рамки проекта (<Указать рамки проекта, изменение каких бизнес-процессов, систем, продуктов и т.д. входит в рамки проекта в явном виде. При необходимости в явном виде указать какие работы/задачи не входят в проект.>)

Границы проекта

Например: В ходе реализации пилотного проекта по автоматизации процессов Подразделения в системе будут автоматизированы процессы всех отделов Подразделения. В случае успешной реализации пилотного проекта, будет принято решение о тиражировании системы на другие процессы. В ходе реализации пилотного проекта интеграция с другими система НИУ ВШЭ не осуществляется.

Временные рамки: - Старт проекта: <дата> - Завершение проекта: <дата> - Длительность проекта: <количество месяцев>

Территориальные границы: <указать, где реализуется проект и где будет использоваться продукт проекта>

Сопряженные проекты: <перечислить сопряженные проекты>

Заинтересованные подразделения: <перечислить заинтересованные подразделения>

8

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Описание системы

Функциональность системы: (<Перечисляется требуемая функциональность системы>)

Например: Учет запросов и обращений, поступающих в адрес Подразделения, предметом которых являются, в частности: - согласование локальных нормативных актов НИУ ВШЭ; - подготовка заключений; - письменное и устное консультирование; - согласование договоров; - подготовка доверенностей и других юридических документов. Распределение задач исполнителям с установлением, в том числе в автоматическом режиме, сроков и других условий их исполнения, с возможностью передачи задачи на исполнение другому сотруднику, возврата документа с комментариями. Контроль исполнения задач, в том числе с возможностью формирования списка задач, срок исполнения по которым наступает в течение текущего дня или ближайшее время, возможностью переноса срока исполнения задач, создание системы напоминаний для контроля процесса. Отслеживание процессов отправки ответов по запросам и обращениям. Хранение и архивирование информации по результатам отработки запросов и обращений. Учет рабочего времени, затраченного исполнителем на отработку запроса и обращения, и в целом по рабочему дню по задачам, определяемым исходя из функционала соответствующего отдела Подразделения, в котором работает такой исполнитель. Формирование первичной и сводной отчетности, в том числе: по количеству и типу отработанных запросов, обращений и прочих задач, количеству возвращений к каждому из них, по затраченному рабочему времени, в том числе по типу запроса, обращения и иной задачи, по отделам и по отдельным сотрудникам Подразделения. Создание карточки задачи, в том числе с возможностью прикрепления к ней нескольких документов в различных форматах. Возможность связанного поиска и открытия материалов по заданным признакам (например, тип задачи, дата регистрации задачи, исполнитель и т.п.). Интеграция с MS Outlook, в том числе в целях отправки инициаторам запросов и обращений информации о принятии запроса и обращения к исполнению, указания номера запроса и обращения, исполнителя по нему и контрольных сроков ответа на запрос и обращение. Доступ в систему должны иметь все сотрудники Подразделения с возможностью установления ролей пользователей с различным уровнем доступа.

9

Высшая школа экономики, Москва, 2015

План проекта

Разработка системы автоматизации процессов Подразделения осуществляется в соответствии с «Этапами автоматизации процессов ВШЭ».

Например:

№ П/п

Название задачи

Базовое начало

Базовое окончание

Плановое окончание

Отклонение, дней

Ресурсы

1

Разработка требований на автоматизацию в соответствии с установленным шаблоном

17.08.2015

11.09.2015

11.09.2015

2

Разработка Технического задания, проведение закупочных процедур и заключение договоров с контрагентами.

14.09.2015

16.10.2015

16.10.2015

3

Разработка функционала и документации к системе

16.10.2015

19.02.2016

19.02.2016

4

Проведение тестирования требований Заказчика и обучение пользователей системы

22.02.2016

11.03.2016

11.03.2016

5

Опытно-промышленная эксплуатация системы

14.03.2016

15.04.2016

15.04.2016

6

Передача системы в промышленную эксплуатацию

15.04.2016

15.04.2016

15.04.2016

10

(<Указываются сроки реализации задач по проекту. После утверждения паспорта проекта возможна корректировка только Планового окончания (по согласованию с Заказчиком), Базовое начало и Базовое окончание остаются неизменными в ходе реализации всего проекта.>)

Представитель Заказчика при содействии ДИТ

ДИТ (при необходимости, с привлечением внешнего подрядчика)

ДИТ (при необходимости, с привлечением внешнего подрядчика)

Представители Заказчика при поддержке ДИТ

Представители Заказчика при поддержке ДИТ

Представители Заказчика при поддержке ДИТ

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Финансовый план-график проекта

Название статьи расходов

Название статьи расходов

2016 г., Тыс.Руб.

2016 г., Тыс.Руб.

2016 г., Тыс.Руб.

2016 г., Тыс.Руб.

I кв.

II кв.

III кв.

IV кв.

Итого:

2 600

Например:

Итого, тыс. руб.

Итого, тыс. руб.

1 800

1 800

600

300

300

200

200

11

(<Перечисляются все статьи расходов по проекту с указанием планируемого срока оплаты по кварталам.>)

Оплата контрагенту за внедрение информационной системы

Оплата лицензий

Оплата технической поддержки

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Команда проекта (слайд 1 из 2)

Организационная структура проекта:

Управляющий комитет:

Заказчик проекта/Председатель УК

ФИО – <Руководитель, курирующий подразделение Заказчика>

Другие члены УК

ФИО – Старший директор по ИТ ФИО – Директор по ИТ ФИО – <Должность Заказчика> ФИО – Начальник отдела управления проектами

Руководитель Рабочей группы со стороны Заказчика

ФИО – <Заказчик/представитель Заказчика>

Менеджер проекта от ДИТ

ФИО – Менеджер проектов

12

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Команда проекта (слайд 2 из 2)

Рабочая группа: (<Перечисляется участники рабочей группы и их роли на проекте>)

Например:

13

Роль

Фио

Описание роли

Подразделение

Доля занятости, %

Группа экспертов от Заказчика

Группа экспертов от Заказчика

Группа экспертов от Заказчика

Группа экспертов от Заказчика

Группа ИТ-экспертов

Группа ИТ-экспертов

Группа ИТ-экспертов

Группа ИТ-экспертов

Менеджер проекта от ДИТ

- Иванов И.И.

Разработка и согласование ТЗ, уточнение требований на автоматизацию Заказчика. Организация и проведения закупочных процедур, заключение и ведение договоров. Планирование работ членов РГ, организация регулярных встреч РГ и УК, контроль выполнения работ, подготовка отчетной документации по проекту, организация приемки результатов работ контрагента, обеспечение передачи системы в промышленную эксплуатацию.

Дит

30%

Консультанты Заказчика

- Иванов И.И. (Руководитель РГ); - Иванов И.И.; - Иванов И.И.

Разработка и согласование требований на автоматизацию в соответствии с установленными шаблонами. Тестирование функционала системы. Предоставление консультаций по процессам подразделения. Приемка системы в промышленную эксплуатацию.

<Наименование>

50%

Команда разработчиков и аналитиков от контрагента

Перечень будет определен по результатам закупочных процедур

Разработка и согласование ТЗ. Разработка функционала системы и документации в соответствии с требованиями НИУ ВШЭ. Проведение тестирований. Обучение пользователей системы. Передача системы в промышленную эксплуатацию.

<Контрагент>

100%

<Другие участники проекта при необходимости>

- Иванов И.И.

Участие в проведении тестирования системы, обучении и консультировании пользователей.

<Наименование>

30%

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Высшая школа экономики, Москва, 2015

Риски проекта

Фото

Фото

Фото

Фото

Фото

<Перечисляются риски проекта и методы их предотвращения или устранения>

Например:

Название риска

Вероятность наступления

Влияние

Методы устранения

Длительные разработка и согласование требований на автоматизацию и технического задания.

50%

Сдвиг сроков проведения закупочных процедур

Закрепление процедуры согласования и ответственных лиц со стороны Заказчика и ДИТ.

Длительная процедура выбора решения и проведения закупочных процедур.

60%

Сдвиг сроков заключения договора с подрядчиком и начала работ

Согласование с Управлением закупок способа проведения закупочных процедур.

Изменение требований к функционалу

40%

Увеличение сроков и стоимости проекта

Детальная проработка и согласование с Заказчиком требований на автоматизацию. Фиксация рамок проекта.

Потеря знаний о системе

40%

Отсутствие возможности смены подрядчика или сопровождения собственными силами

Привлечение внутренних специалистов к участию в проекте. Подробное документирование информации по системе и формирование базы знаний.

14

Высшая школа экономики, Москва, 2015