Презентация на тему «Эффективное деловое совещание»

Эффективное деловое совещание

Деловые коммуникации

Составитель: к.э.н. доцент каф. Экономики ТУСУР Емельянова Елена Александровна

Структура вебинара

Характеристики деловых совещаний Составные элементы Виды деловых совещаний Рекомендации по проведению

Основные определения

Формы деловой коммуникации деловые беседы совещания переговоры конференции публичные выступления и др.

Определение

Совещание (служебное или деловое) – это способ коллективного целенаправленного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений.

Особенности деловых совещаний

Цель проведения (зачем?); Контингент участников (кто?, С кем?, Для кого?); Регламент (как долго?); Коммуникативные средства реализации намерений (как?); Организация пространственной среды (где?); Ожидаемый результат (какой?, Что "на выходе"?).

Виды деловых совещаний

Структура делового совещания

Подготовка

Ответьте для себя на такие вопросы: Задачи, которые вы ставите, необходимо решать прямо сегодня? Что должны вынести с совещания его участники? Как должна измениться их работа после встречи? Вся ли необходимая информация собрана? Не получите ли вы ответа «не знаю» на какой-либо вопрос? Можно ли решить проблему другим путем, не проводя совещания?

Повестка дня

Повестка дня перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании, заседании

Повестка дня

Тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу

Повестка дня

Внимание вопрос

А повестка дня всегда обязательна?

Если хотите, чтобы прошло эффективно, то ДА

Правильный ответ

Шаг 2. Определение времени и количества участников

Когда? Вторая половина дня Сколько? Оптимальный вариант 6-7 человек

Шаг 3. Организация места проведения

Помещение

Температуры стулья письменные принадлежности вода и стаканы оборудование

Продолжительность и регламент

Продолжительность - 40-45 минут

Регламент - время, отведенное на совещании для речи, выступления

Типы управления деловыми совещаниями

)

Вопрос

А какая наиболее эффективна?

Правильный ответ

В зависимости от ситуации

Проведение делового совещания

Подготовка протокола совещания

Протокол документ в котором фиксируются основные этапы совещания, фамилии выступающих, предложения и принятые решения

Анализ подготовки и проведения совещания

Насколько правильно определен круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности общения? Насколько участники совещания были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом возникших конфликтов? Эффективно ли было потрачено время совещания?

Эффективность

Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,…), ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа.

Результативность

Результативность – качественная сторона совещаний (подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение), проявляется не сразу, а на интервале времени.

Вопрос

Могут ли быть результативные, но не эффективные совещания?

Да

Правильный ответ

Спасибо за внимание