Бэк-офис

Бэк-офис создание, развитие, автоматизация

Автор: Левинский Андрей Михайлович

Июль 2007г

03.11.2011

Левинский А.М.

1

Принцип создания подразделений

1. Цели / Задачи

С чего начать?

2. Структура

5. Методологическая и нормативная база (в т.ч. Положения о взаимодействии подразделений)

3. Положения о подразделениях

6. Ресурсы

4. Должностные инструкции

7. Подбор кадров

8. Обучение и аттестация

03.11.2011

Левинский А.М.

2

Подразделение, занимающееся: учетом, документальным оформлением,

документооборотом, контролем, исполнением и расчетами операций, поручений и договоров на каком-либо рынке в соответствии с требованиями законодательных и внутренних нормативных документов.

Роль БЭК-ОФИСА в компании

03.11.2011

Левинский А.М.

3

Кого обслуживает БЭК-ОФИС

На операции каких клиентов настроен Ваш БЭК-ОФИС?

Клиенты

Юр. лица

VIP

Физ. лица

Сама компания

Финансовые компании (ПИФ, Банк, страховая, пенсионный фонд, и т.п.)

Массовый клиент Retail

Обычные

Брокера с клиентами

03.11.2011

Левинский А.М.

4

Требования к БЭК-ОФИСУ

Принципы Внутреннего учета (на основе постановлений ФСФР):

Полнота. Своевременность. Точность. Обособленность собственных и клиентских счетов. Учет активов в их стоимостном и количественном выражении методом двойной записи. Документарность Внутреннего учета. Непрерывность учета. Обособленность Внутреннего учета от бухгалтерского и депозитарного учета (порождает обязательность периодических сверок). Учет реализации ценных бумаг по методу ЛИФО / ФИФО. Определение финансового результата от каждой сделки.

03.11.2011

Левинский А.М.

5

Структура БЭК-ОФИСА зависит от:

Глобальные критерии: 1. РЫНОК сбыта продуктов; 2. МЕНТАЛИТЕТ КЛИЕНТОВ; 3. СТРУКТУРА компании; 4. СЕТЬ продаж (точки доступа к клиентам). Критерии клиента: 1. БЫСТРО; 2. КАЧЕСТВЕННО; 3. ДЕШЕВО; 4. ПРИЯТНО.

Локальные критерии компании: 1. Время, отводимое на операцию (процесс); 2. Количество операций; 3. Величина базы знаний и её изменение во времени; 4. Риски и лимиты; 5. Сложность процессов: 5.1. вариативность процессов; 5.2. наличие фаз/стадий (по времени, по событиям); 5.3. степень стандартизации процессов.

03.11.2011

Левинский А.М.

6

Требования к БЭК-ОФИСУ

Специализация

Стандартизация

Централизация

Методы нахождения гармонии

Учет в Excel

Автоматизация

Вариативность

Децентрализация

Самоконтроль, ответственность

Внешний контроль, применение SLA и KPI

Выгрузка отчетов в Excel

Ограничение 2-3 типами операций

Многоплановость

Протоколирование нестандартных действий

Смешанные системы

Смешанные системы

03.11.2011

Левинский А.М.

7

Требования к БЭК-ОФИСУ

Методы повышения эффективности – создать:

1. Систему мотивации персонала; 2. Систему контроля качества; 3. Соглашения о достижении ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников подразделения; 4. Соглашения об уровне обслуживания – SLA (Service Level Agreement), акцептованные всеми подразделениями; 5. Систему управления по задачам – MBO (Management by Objectives); 6. Проектный офис или выделенное подразделение по разработке и внедрению новых продуктов (обязательно при загруженности сотрудников >90%); 7. Культуру постоянного совершенствования руководителей подразделений и через них транслировать этот принцип на сотрудников; 8. Единую «монокультурную» среду для всех подразделений компании.

03.11.2011

Левинский А.М.

8

Структура БЭК-ОФИСА

Фронт 1 фронт 2 фронт 3

Мидл-офис 1 мидл-офис 2 мидл-офис 3

Бэк-офис 1 бэк-офис 2 бэк-офис 3

Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС

Руководитель

Руководитель 1

Руководитель 2

Руководитель 3

Бизнес блок 1

Бизнес блок 2

Бизнес блок 3

03.11.2011

Левинский А.М.

9

Структура БЭК-ОФИСА

Фронт

Мидл-офис

Бэк-офис

Фронт бизнеса 1

МИДЛ бизнеса 1

БЭК бизнеса 1, 2

Фронт бизнеса 2

МИДЛ бизнеса 2

Фронт бизнеса 3

БЭК бизнеса 3

Централизованный (единый) БЭК-ОФИС

Руководитель

Руководитель 1

Руководитель 2

Руководитель 3

03.11.2011

Левинский А.М.

10

Структура БЭК-ОФИСА

Архивист архивист архивист

Технолог технолог технолог

Программист программист программист

Юрист

Контролер

Централизованный (единый) БЭК-ОФИС

БЭК бизнеса 1 +

БЭК бизнеса 2 +

БЭК бизнеса 3 +

Руководитель бэк-офиса

Руководитель 1

Руководитель 2

Руководитель 3

03.11.2011

Левинский А.М.

11

Требования к программе для БЭК-ОФИСА

Интегрированность в информационную среду компании. Достоверность информации. Наличие плана счетов, проводок и баланса. Максимальное покрытие необходимого функционала. Гибкость (донастраиваемость). Работа в режиме on-line. Использование ведет к сокращению затрат. Работа через интернет. Масштабирование. Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс).

03.11.2011

Левинский А.М.

12

Видение перспективы

Требуемая система

Создание опережающей системы

Потребности бизнеса

Плохая система

Первая система – прототип

0 t1 t2 t3 t4 t5 t6 время

Граница текущих возможностей

Линия видения потребностей бизнеса

03.11.2011

Левинский А.М.

13

Ядро

Выбор концепции автоматизации

Банк-Клиент

Бэк-офис

???

CRM

Существующие в компании системы

Access, Бос-кадровик, и т.п.

Бюджетирование, 1С - бухгалтерия

Казначейство: Позиция, Планируемые сделки, Фондирование

03.11.2011

Левинский А.М.

14

Выбор концепции автоматизации

Аналогия: развитие транспортной индустрии

Изобретение автомобиля как транспортного средства для личного пользования. Для нас это работа в Excel или начало разработок бизнес-систем (например, в Access).

Изобретение дорожного покрытия (асфальта). Для нас это выбор конкретных типов: языков программирования, баз данных, серверов, компьютерных сетей. По рекомендациям программистов.

03.11.2011

Левинский А.М.

15

Выбор концепции автоматизации

Аналогия: развитие транспортной индустрии

Увеличение количества частных автомобилей привело к появлению ПДД. Для нас это правила организации учета операций, правила взаимодействия подразделений и программ. Это делают технологи.

Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения. Для нас это Служба внутреннего контроля.

03.11.2011

Левинский А.М.

16

Выбор концепции автоматизации

Аналогия: развитие транспортной индустрии

Увеличение пассажиропотока привело к пробкам на дорогах. Проблема решается только ограничением количества личного транспорта и развитием общественного транспорта.

Программы должны быть масштабируемыми. Например, увеличился в 3 раза поток клиентов – добавили 1 сотрудника на прием и обработку документов и «поехали».

Для нас это технологии «Retail», которые необходимы при обслуживании большого количества людей стандартными продуктами.

03.11.2011

Левинский А.М.

17

Выбор программы (ПО) - критерии

Определяющие критерии: 1. Цена 2. Производительность 3. Покрытие требуемого функционала 4. Модифицируемость. 4.1. Силами производителя. 4.2. Силами своих программистов. 5. Отзывы клиентов.

Что неважно, но на что многие «клюют»: 1. Известный брэнд производителя. 2. Красивый интерфейс. 3. «Популярная» программа. 4. Во время демонстраций продавцы обещают, что недостающий в программе функционал они легко и быстро сделают после заключения контракта. 5. Нечистоплотное поведение продавцов («откаты»).

03.11.2011

Левинский А.М.

18

Спасибо,

Ваши вопросы ?

03.11.2011

Левинский А.М.

19